Dokumente hier, Absprachen dort, Gutscheine in einer Excel-Liste und die Abrechnung in einem vierten Programm: In vielen Betrieben ist das Wissen verteilt, und niemand hat den Gesamtüberblick. Ein internes Portal führt das zusammen – mit Rollen und Rechten, DSGVO-konform auf Servern in Deutschland.
Die typische Ausgangslage klingt harmlos: Ein Programm für die Zeiterfassung, eines für Dokumente, dazu eine Handvoll geteilter Tabellen. Jedes für sich funktioniert. Zusammen entsteht ein Zustand, in dem niemand mehr sicher sagen kann, wo die aktuelle Fassung liegt.
Ein internes Portal lohnt sich, wenn drei Dinge zusammenkommen: mehrere Personen arbeiten an denselben Vorgängen, es gibt unterschiedliche Zuständigkeiten – nicht jeder darf alles sehen –, und die Abläufe sind so eigen, dass kein Standardprodukt sie ohne Verrenkungen abbildet.
Wenn nur einer der drei Punkte zutrifft, gibt es meist ein fertiges Werkzeug, das reicht. Das sagen wir dann auch.
Der Kern jedes Portals und der Teil, den man am leichtesten unterschätzt. „Jeder sieht alles" ist schnell gebaut – sobald aber die Aushilfe nur den heutigen Tag sehen darf, die Buchhaltung nur Zahlen und die Bereichsleitung nur das eigene Team, wird aus einer Funktion eine Struktur, die jede einzelne Ansicht betrifft. Wir klären das im Konzept, bevor die erste Zeile Code entsteht.
Verträge, Anleitungen, Protokolle – ablegen ist einfach, wiederfinden ist die Kunst. Neben der Suche zählen vor allem Versionen: Wer hat wann was geändert, und wie komme ich an den Stand von letzter Woche? Das ist auch der Punkt, an dem geteilte Ordner regelmäßig scheitern.
Kommentare direkt am Vorgang statt in einer getrennten Chat-App. Der Unterschied klingt klein, ist aber entscheidend: Die Absprache bleibt dort, wo sie hingehört, und ist in einem halben Jahr noch auffindbar – auch für jemanden, der damals nicht dabei war.
Für Betriebe mit eigenen Räumen: Anfrage, Terminvergabe, Teilnehmerliste, Absagen. Die Abläufe wirken simpel, bis Sonderfälle auftauchen – Gruppenänderungen kurz vor dem Termin, Teilstornos, Anzahlungen. Genau diese Fälle entscheiden, ob ein System im Alltag taugt.
Online-Verkauf, Ausgabe vor Ort, Einlösung per QR-Code und Restwert-Verfolgung. Buchhalterisch anspruchsvoller, als es aussieht: Ein verkaufter Gutschein ist noch kein Erlös, sondern eine Verbindlichkeit – das muss sich in den Auswertungen sauber trennen lassen, sonst stimmen die Zahlen nicht.
Rechnungen entstehen dort, wo der Vorgang endet, statt in einem zweiten Programm neu erfasst zu werden. Mit Anbindung an die Buchhaltung, damit am Monatsende niemand Zahlen abtippt.
Ein Portal ist nie fertig, weil sich Abläufe ändern. Deshalb bauen wir es so, dass später etwas dazukommen kann – ein KI-Assistent für die Belegerkennung, eine weitere Schnittstelle, ein Bereich für eine neue Abteilung.
Ein abgegrenztes Portal mit Rollen, Dokumenten und einem Kernablauf liegt typisch bei zwei bis vier Monaten. Entscheidend ist weniger die Zahl der Funktionen als die Frage, wie viele Schnittstellen zu bestehenden Systemen dazukommen.
Ja. Wir hosten auf Wunsch bei euch im Haus oder auf deutschen Servern mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Entscheidung hat vor allem mit euren internen Vorgaben zu tun, technisch sind beide Wege gleichwertig.
Die werden übernommen. Erfahrungsgemäß ist das Aufräumen der Altdaten der aufwendigere Teil – doppelte Einträge, fehlende Felder, verschiedene Schreibweisen. Wir planen das als eigenen Posten ein, statt es zu übersehen.
Das ist der Weg, den wir meistens empfehlen. Ein Bereich, der nach wenigen Wochen läuft, bringt mehr Erkenntnis als ein Großprojekt nach einem Jahr – und ihr seht früh, ob die Zusammenarbeit passt.
Bevor du in ein Projekt investierst, schauen wir gemeinsam auf deine Abläufe – kostenlos und unverbindlich. Am Ende hast du eine klare Einschätzung, ob eine Individuallösung überhaupt der richtige Weg ist.
