Gutscheine mit QR-Code und Guthaben, die dein Team an der Kasse in Sekunden verkauft und einlöst – und dahinter eine saubere Rechnungsverwaltung mit fortlaufenden Nummern, PDF-Versand, E-Rechnung und Mahnwesen. Alles in einem Modul, alles im gleichen System wie deine Kasse.
Ein Gast möchte einen 50-Euro-Gutschein verschenken? Dein Team verkauft ihn direkt an der Kasse oder im Backoffice. Der Gutschein bekommt einen QR-Code und ein Guthaben, das im System hinterlegt ist – kein handgeschriebener Zettel, kein Karteikasten, kein Rätselraten, ob der Gutschein noch gilt.
Soll später Guthaben nachgeladen werden, hältst du den Gutschein einfach vor den Scanner und buchst den Betrag auf. Fertig.
Kommt der Gast mit dem Gutschein zum Bezahlen, wählt dein Kellner an der Kasse einfach „Gutschein“ als Zahlart – genau wie Bar oder Karte. Alternativ scannst du den Gutschein im Backoffice und löst ihn dort ein.
Das Beste: Der Gast muss den Gutschein nicht auf einmal aufbrauchen. Zahlt er von seinem 50-Euro-Gutschein nur 32 Euro, bleiben die restlichen 18 Euro als Guthaben auf dem Gutschein – das System rechnet automatisch mit und merkt sich den Rest.
Sobald ein Gutschein verkauft wird, erstellt Gastrotool im Hintergrund automatisch eine Rechnung mit fortlaufender Nummer – ohne dass jemand etwas tippen muss. In der Übersicht siehst du alle Gutschein-Rechnungen auf einen Blick, inklusive Bezahlt-Status.
Das heißt für dich: Deine Buchhaltung ist sauber, jede Nummer sitzt, und wenn der Steuerberater fragt, ist alles da.
Manche Rechnungen schreibst du selbst: für eine Firmenfeier oder Veranstaltung, eine Vereins-Bewirtung oder einen Stammkunden auf Rechnung. Im Rechnungseditor legst du die Kundendaten an (einmal – danach sind sie gespeichert), wählst eine Vorlage für Kopf- und Fußtext und trägst die Positionen ein.
Die fertige Rechnung geht als PDF per Mail direkt an den Kunden, das Zahlungsziel wird automatisch gesetzt. Du musst nichts ausdrucken, nichts eintüten, nichts frankieren.
Geschäftskunden verlangen zunehmend E-Rechnungen? Gastrotool erstellt deine Rechnungen im ZUGFeRD-Format – das ist ein PDF mit eingebetteten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten, das Firmenkunden und Behörden direkt verarbeiten können.
Und wenn eine Rechnung mal nicht bezahlt wird? Das zweistufige Mahnwesen erinnert erst freundlich und mahnt dann formal – du musst keine Mahnbriefe selbst aufsetzen. Für Vereinsfeste und Benefiz-Aktionen erstellst du außerdem Spendenbelege direkt im System.
Offene Rechnungen verschwinden nicht in einem Ordner – sie tauchen als offene Posten in deiner Übersicht auf, und zwar auch im Tagesabschluss der Kasse. So weißt du jeden Abend nicht nur, was in der Kasse ist, sondern auch, was noch draußen ist.
Am Monatsende packt Gastrotool alles als Monatsabschluss-Paket zusammen – fertig für den Steuerberater. Kein Zusammensuchen von Belegen, kein Schuhkarton.
Ein Gast kauft einen Gutschein – an der Kasse oder im Backoffice. Der Gutschein bekommt QR-Code und Guthaben, die Rechnung mit fortlaufender Nummer entsteht automatisch im Hintergrund.
Der Gutschein wird verschenkt. Wochen später steht die Beschenkte bei dir am Tisch – und dein Kellner muss nichts nachschlagen: Das Guthaben steckt im QR-Code.
Beim Bezahlen wird der Gutschein als Zahlart gewählt oder gescannt. Reicht das Guthaben nicht für alles, wird der Rest bar oder mit Karte gezahlt – bleibt etwas übrig, bleibt es auf dem Gutschein.
Im Tagesabschluss siehst du die Gutschein-Umsätze und offenen Posten, im Monatsabschluss liegt alles gebündelt für den Steuerberater bereit.
Ja. Gutscheine haben ein echtes Guthaben. Löst der Gast nur einen Teilbetrag ein, bleibt der Rest auf dem Gutschein und kann beim nächsten Besuch verwendet werden. Das System rechnet automatisch mit – niemand muss Restbeträge von Hand notieren.
Nein – das macht Gastrotool für dich. Zu jedem Gutschein-Verkauf entsteht automatisch eine ordentliche Rechnung mit fortlaufender Nummer. In der Übersicht siehst du alle Gutschein-Rechnungen inklusive Bezahlt-Status.
Als PDF per Mail, direkt aus dem System – mit automatisch gesetztem Zahlungsziel. Für Geschäftskunden, die eine E-Rechnung brauchen, erstellt Gastrotool das ZUGFeRD-Format: ein PDF mit eingebetteten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten.
Offene Rechnungen siehst du jederzeit als offene Posten – auch im Tagesabschluss. Wird nicht gezahlt, greift das zweistufige Mahnwesen: erst eine Zahlungserinnerung, dann eine formale Mahnung. Du musst keine Mahnbriefe selbst formulieren.
Ja. Es gibt eine voll vertonte Demo, die den Gutschein-Ablauf Schritt für Schritt zeigt: Zur Gutschein-Demo. Und natürlich kannst du das komplette Modul 7 Tage kostenlos testen.
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