Allgemeine Geschäftsbedingungen & Nutzungsbedingungen

für die Nutzung der Cloud-Software „Gastrotool" der EasyFlowTech UG (haftungsbeschränkt) – Stand: August 2026

§ 1 Geltungsbereich; Anbieter; Unternehmer

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge über die Nutzung der Cloud-Software „Gastrotool" (nachfolgend auch „Software") zwischen der EasyFlowTech UG (haftungsbeschränkt), Moos 2, 83567 Unterreit, Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführer Maximilian Schneider und Michael Vital, E-Mail: info@easyflowtech.de, Telefon: +49 8073 4029890, USt-IdNr. DE460651204 (nachfolgend „Anbieter") und ihren Kunden (nachfolgend „Kunde").
2. Das Angebot des Anbieters richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) ist ausgeschlossen. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er die Software in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit nutzt.
3. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Dies gilt auch, wenn der Anbieter in Kenntnis entgegenstehender Bedingungen des Kunden Leistungen vorbehaltlos erbringt.
4. Diese AGB gelten in ihrer jeweils gültigen Fassung auch für künftige Verträge über die Nutzung der Software, ohne dass der Anbieter in jedem Einzelfall auf sie hinweisen müsste.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

1. Gastrotool ist eine modulare Cloud-Software (Software as a Service, „SaaS") für Gastronomie- und Freizeitbetriebe. Der Kunde kann aus folgenden Modulen wählen, deren jeweiliger Funktionsumfang sich aus der Leistungsbeschreibung auf easyflowtech.de/gastrotool/module.html in der bei Vertragsschluss gültigen Fassung ergibt:
   • Kassensystem (POS) auf SUNMI-Geräten inkl. TSE-Anbindung,
   • Personalbüro (Zeiterfassung, Dienstplan, digitale Personalakte),
   • Tischmanagement & Reservierung,
   • Eventmanagement,
   • Rechnungen & Gutscheine,
   • Aufgaben.
2. Der Zugang erfolgt über den Webbrowser unter einer kundenindividuellen Subdomain (kunde.easyflowgastro.de) sowie – für das Kassenmodul – über die Kassen-App auf mit dem Kundenkonto gekoppelten Geräten. Die Bereitstellung erfolgt ab dem Übergabepunkt (Routerausgang des Rechenzentrums); für die Internetverbindung des Kunden und dessen lokale Infrastruktur ist der Kunde selbst verantwortlich.
3. Die Datenhaltung erfolgt auf Servern in Deutschland.
4. Der Anbieter darf die Software weiterentwickeln und an den Stand der Technik anpassen, sofern die vertraglich vereinbarten Kernfunktionen der gebuchten Module erhalten bleiben und die Änderung für den Kunden zumutbar ist.
5. Der Anbieter erbringt keine Rechts- oder Steuerberatung (vgl. § 9 Abs. 4).

§ 3 Vertragsschluss; kostenlose Testphase; Übergang in das kostenpflichtige Abonnement

1. Der Vertrag kommt zustande, indem der Kunde die Online-Registrierung unter registrieren.html abschließt (Auswahl der Module, Angabe der Firmendaten, Bestätigung der E-Mail-Adresse) und der Anbieter den Zugang bereitstellt.
2. Kostenlose Testphase: Mit der Bereitstellung des Zugangs beginnt eine 7-tägige kostenlose Testphase mit vollem Funktionsumfang der bei der Registrierung gewählten Module. Für die Testphase sind keine Zahlungsdaten erforderlich; während der Testphase entstehen keine Kosten.
3. Automatischer Übergang in das kostenpflichtige Abonnement – bitte beachten: Kündigt der Kunde den Vertrag nicht vor Ablauf der Testphase in Textform (z. B. per E-Mail an info@easyflowtech.de) oder löscht er seinen Account nicht vor Ablauf der Testphase über die Account-Verwaltung, geht der Vertrag mit Ablauf der Testphase automatisch in ein kostenpflichtiges Monatsabonnement über die bei der Registrierung gewählten Module über. Auf diesen Übergang wird der Kunde bereits bei der Registrierung hingewiesen. Die erste Rechnung wird nach Ablauf der Testphase gestellt.
4. Eine Kündigung oder Account-Löschung während der Testphase ist jederzeit ohne Angabe von Gründen und ohne Kosten möglich; der Vertrag endet in diesem Fall mit Zugang der Kündigung bzw. mit der Löschung des Accounts.
5. Der Anbieter kann die Registrierung ohne Angabe von Gründen ablehnen, insbesondere wenn Zweifel an der Unternehmereigenschaft des Kunden bestehen.

§ 4 Laufzeit; Kündigung; Vertragsende und Daten

1. Das kostenpflichtige Abonnement läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Parteien mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. Die Kündigung bedarf der Textform (z. B. E-Mail) oder erfolgt über die Account-Verwaltung in der Software.
2. Mindestlaufzeit Kassenmodul: Für das Modul „Kasse (POS)“ gilt eine Mindestvertragslaufzeit von sechs Monaten, gerechnet ab dem Ende der kostenlosen Testphase. Innerhalb der Mindestlaufzeit ist die ordentliche Kündigung dieses Moduls ausgeschlossen; sie wird frühestens zum Ablauf der Mindestlaufzeit wirksam. Danach gilt die Frist nach Absatz 1. Der Grund für die Mindestlaufzeit ist die für jede Kasse gesetzlich vorgeschriebene technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die der Anbieter bei einem zertifizierten Drittanbieter längerfristig für den Kunden beschafft. Alle übrigen Module sowie der Vertrag im Übrigen bleiben nach Absatz 1 monatlich kündbar. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (Absatz 4) bleibt unberührt.
3. Einzelne Module können mit Wirkung zum Ende eines Kalendermonats hinzugebucht, geändert oder gekündigt werden; das Entgelt passt sich ab dem Folgemonat entsprechend an. Die Kündigung einzelner Module lässt den Vertrag im Übrigen unberührt.
4. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung von zwei Monatsentgelten in Verzug ist oder trotz Abmahnung schwerwiegend gegen § 9 verstößt.
5. Datenexport nach Vertragsende: Nach Wirksamwerden der Kündigung hält der Anbieter die Kundendaten noch 30 Tage zum Export durch den Kunden bereit (insbesondere über die Exportfunktionen der Software). Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Anbieters entgegenstehen. Es obliegt dem Kunden, die für ihn geltenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. für Kassendaten) durch rechtzeitigen Export selbst zu erfüllen.

§ 5 Preise; Kontingente; Zahlungsbedingungen

1. Es gelten die Preise der Preisliste unter preise.html in der bei Buchung des jeweiligen Moduls gültigen Fassung. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.
2. In den Modulpreisen sind Kontingente enthalten (insbesondere eine bestimmte Anzahl an Login-Zugängen, gekoppelten Kassen-Untergeräten und verwalteten Mitarbeitern). Zusätzliche Einheiten können gegen den in der Preisliste ausgewiesenen Zusatzpreis je Einheit und Monat hinzugebucht werden. Für jede Kasse mit TSE-Anbindung fällt zusätzlich der in der Preisliste ausgewiesene TSE-Aufschlag je Kasse an.
3. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus bzw. zum jeweils vereinbarten Abrechnungszeitpunkt. Rechnungen werden elektronisch (per E-Mail bzw. in der Account-Verwaltung) bereitgestellt und sind ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen nach Zugang zur Zahlung fällig.
4. Preisänderungen für laufende Verträge kündigt der Anbieter mindestens sechs Wochen im Voraus in Textform an. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden oder kündigt er nicht zum Wirksamwerden, gilt der neue Preis; hierauf wird der Kunde in der Ankündigung gesondert hingewiesen. Im Fall des Widerspruchs kann der Anbieter den Vertrag ordentlich kündigen.
5. Die Aufrechnung ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zulässig. Ein Zurückbehaltungsrecht kann der Kunde nur wegen Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis geltend machen.

§ 6 Zahlungsverzug; Sperrung des Zugangs

1. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen (§§ 286, 288 BGB), insbesondere Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.
2. Befindet sich der Kunde mit einem nicht unerheblichen Betrag in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Nachfrist und Ankündigung der Sperrung den Zugang zur Software vorübergehend zu sperren, bis die offenen Entgelte ausgeglichen sind. Die Pflicht des Kunden zur Zahlung der vereinbarten Entgelte bleibt von der Sperrung unberührt. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Exportmöglichkeiten des Kunden werden durch eine Sperrung nicht unangemessen beeinträchtigt.
3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung nach § 4 Abs. 4 bleibt unberührt.

§ 7 Nutzungsrechte

1. Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Software im gebuchten Umfang für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen.
2. Der Kunde darf die Software seinen Mitarbeitern im Rahmen der gebuchten Kontingente zur Nutzung überlassen. Eine darüber hinausgehende Überlassung an Dritte, insbesondere eine entgeltliche Weitervermietung, ist unzulässig.
3. Dem Kunden stehen keine Rechte am Quellcode zu. Ein Anspruch auf Herausgabe der Software zur lokalen Installation besteht nicht.
4. An den vom Kunden in der Software gespeicherten Daten stehen dem Anbieter keine über die Vertragsdurchführung hinausgehenden Rechte zu.

§ 8 Verfügbarkeit; Wartung; höhere Gewalt

1. Der Anbieter strebt eine hohe Verfügbarkeit der Software im Jahresmittel an. Eine ununterbrochene Verfügbarkeit wird nicht geschuldet und nicht garantiert. Von der Verfügbarkeitsberechnung ausgenommen sind Zeiten, in denen die Software aufgrund von Umständen nicht erreichbar ist, die der Anbieter nicht zu vertreten hat (insbesondere Störungen des Internets oder der Infrastruktur des Kunden, Angriffe Dritter trotz angemessener Schutzmaßnahmen), sowie angekündigte Wartungsfenster nach Absatz 2.
2. Der Anbieter darf zur Pflege, Sicherheit und Weiterentwicklung der Software geplante Wartungsfenster durchführen. Diese werden, soweit möglich, außerhalb üblicher Geschäftszeiten des Gastgewerbes gelegt und mit angemessenem Vorlauf angekündigt. Unaufschiebbare Wartungsarbeiten (z. B. Sicherheits-Patches) dürfen auch kurzfristig durchgeführt werden.
3. Für das Kassenmodul stellt die Software Offline-Funktionen bereit, die den Weiterbetrieb der Kasse bei vorübergehender Nichterreichbarkeit des Servers in dem in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Umfang ermöglichen.
4. Höhere Gewalt: Ereignisse höherer Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, Krieg, behördliche Anordnungen, Epidemien, großflächige Strom- oder Netzausfälle, Streik in Drittbetrieben) befreien beide Parteien für die Dauer der Störung und im Umfang ihrer Auswirkungen von den betroffenen Leistungspflichten. Die Parteien informieren sich unverzüglich und passen ihre Leistungen nach Treu und Glauben an.
5. Ansprüche des Kunden wegen der Verletzung der Pflicht zur Bereitstellung der Software richten sich nach § 11 und § 12.

§ 9 Pflichten und Obliegenheiten des Kunden

1. Zugangsdaten: Der Kunde hält Zugangsdaten (Passwörter, PINs, Geräte-Kopplungen) geheim, gibt sie nur an berechtigte eigene Mitarbeiter weiter und informiert den Anbieter unverzüglich bei Verdacht auf Missbrauch. Der Kunde stellt sicher, dass ausgeschiedene Mitarbeiter keinen Zugriff mehr haben.
2. Keine missbräuchliche Nutzung: Der Kunde nutzt die Software nicht rechtswidrig oder missbräuchlich, unternimmt keine Angriffe auf die Systeme des Anbieters (z. B. Penetrationsversuche, Überlastung, Umgehung von Zugriffsbeschränkungen) und speichert keine rechtswidrigen Inhalte.
3. Stammdaten: Der Kunde hält seine Vertrags- und Rechnungsdaten (Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Umsatzsteuer-Daten) in der Account-Verwaltung aktuell.
4. Steuerliche Pflichten: Der Kunde bleibt für die Erfüllung seiner steuerlichen und handelsrechtlichen Pflichten selbst verantwortlich (insbesondere §§ 146, 146a, 147 AO, Kassensicherungsverordnung, Meldepflichten, Belegausgabepflicht, Aufbewahrung). Die Software stellt hierfür Funktionen wie TSE-Signierung und Datenexporte bereit; sie ersetzt jedoch keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Der Kunde ist gehalten, die ordnungsgemäße Einrichtung (z. B. Steuersätze, TSE-Zuordnung, Kassenmeldung) mit seinem steuerlichen Berater abzustimmen.
5. Datensicherung und -export (Obliegenheit): Unbeschadet der Datensicherung durch den Anbieter obliegt es dem Kunden, geschäftskritische Daten in angemessenen Abständen über die bereitgestellten Exportfunktionen zu exportieren und eigenverantwortlich zu sichern, insbesondere vor Vertragsende (§ 4 Abs. 5).
6. Bei schwerwiegenden oder trotz Abmahnung fortgesetzten Verstößen gegen diesen § 9 darf der Anbieter den Zugang nach vorheriger Ankündigung vorübergehend sperren; § 4 Abs. 4 bleibt unberührt.

§ 10 Support

1. Der Anbieter stellt einen Support per E-Mail (info@easyflowtech.de) und Telefon (+49 8073 4029890) an Werktagen (Montag bis Freitag, mit Ausnahme bundeseinheitlicher Feiertage) zu üblichen Geschäftszeiten bereit.
2. Supportanfragen werden in angemessener Zeit bearbeitet; die Priorisierung richtet sich nach der Schwere der Störung. Ein Anspruch auf 24/7-Support, feste Reaktions- oder Wiederherstellungszeiten besteht nicht, soweit nicht gesondert (z. B. in einem Service Level Agreement) vereinbart.
3. Der Support umfasst die Unterstützung bei der Nutzung der Software; er umfasst keine steuerliche oder rechtliche Beratung und keine Betreuung der IT-Infrastruktur des Kunden.

§ 11 Gewährleistung

1. Für die Überlassung der Software gelten die mietrechtlichen Gewährleistungsvorschriften (§§ 535 ff. BGB), soweit in diesen AGB nichts Abweichendes geregelt ist.
2. Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen. Die Haftung für Vorsatz und Fahrlässigkeit nach § 12 bleibt unberührt.
3. Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich und nachvollziehbar an (Fehlerbeschreibung, betroffenes Modul, Zeitpunkt) und unterstützt den Anbieter in zumutbarem Umfang bei der Fehleranalyse.
4. Eine Minderung durch Abzug vom laufenden Entgelt ist ausgeschlossen; der Kunde kann zu viel gezahltes Entgelt nach den gesetzlichen Vorschriften zurückfordern (Bereicherungsanspruch).

§ 12 Haftung; Haftungsbeschränkung; Datenverlust

1. Unbeschränkte Haftung: Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer vom Anbieter übernommenen Garantie oder bei arglistigem Verschweigen eines Mangels.
2. Einfache Fahrlässigkeit: Bei einfacher (leichter) Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), d. h. solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.
3. Haftungshöchstbetrag: In den Fällen des Absatzes 2 ist die Haftung der Höhe nach je Schadensfall auf die Summe der Entgelte begrenzt, die der Kunde in den letzten zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis an den Anbieter gezahlt hat; bei kürzerer Vertragslaufzeit auf das Zwölffache des durchschnittlichen Monatsentgelts der bisherigen Laufzeit.
4. Im Rahmen des rechtlich Zulässigen haftet der Anbieter in den Fällen des Absatzes 2 nicht für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen und sonstige mittelbare Schäden oder Folgeschäden.
5. Datenverlust: Bei Verlust von Daten haftet der Anbieter in den Fällen des Absatzes 2 nur für den Aufwand, der für die Wiederherstellung der Daten bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung bzw. -exportierung durch den Kunden (§ 9 Abs. 5) erforderlich gewesen wäre.
6. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. Eine Änderung der Beweislast zum Nachteil des Kunden ist mit den vorstehenden Regelungen nicht verbunden.

§ 13 Kauf von Hardware

1. Der Erwerb von Hardware (insbesondere SUNMI-Terminals, Handhelds, Bondrucker, Kassenladen und sonstige Peripherie) ist nicht Gegenstand des SaaS-Vertrags, sondern kommt durch gesonderten Kaufvertrag auf Grundlage einer individuellen Beratung und eines individuellen Angebots zustande.
2. Für Hardware-Kaufverträge gilt die gesetzliche Gewährleistung für den kaufmännischen Verkehr; die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beträgt, soweit gesetzlich zulässig, zwölf Monate ab Ablieferung. Unberührt bleiben die Fälle des § 438 Abs. 1 Nr. 1 und 2 BGB, Ansprüche nach § 12 Abs. 1 sowie Rückgriffsansprüche nach §§ 445a, 445b BGB. Die kaufmännische Untersuchungs- und Rügeobliegenheit (§ 377 HGB) gilt.
3. Eine Rücknahme bereits eingerichteter (insbesondere gekoppelter, konfigurierter oder in Betrieb genommener) Geräte außerhalb der Mängelrechte ist ausgeschlossen; ein freiwilliges Rückgaberecht besteht nicht.

§ 14 Datenschutz; Auftragsverarbeitung

1. Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden sich in der Datenschutzerklärung. Die Datenhaltung erfolgt auf Servern in Deutschland.
2. Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet (z. B. Daten von Mitarbeitern und Gästen des Kunden), schließen die Parteien auf Anfrage des Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; der Anbieter stellt hierfür ein Muster bereit.
3. Beide Parteien beachten die jeweils für sie geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der von ihm eingebrachten Daten (z. B. Beschäftigtendaten, Gästedaten) ist im Verhältnis zu den Betroffenen der Kunde als Verantwortlicher zuständig.

§ 15 Schlussbestimmungen

1. Änderungen dieser AGB: Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies aufgrund geänderter rechtlicher oder technischer Rahmenbedingungen oder zur Weiterentwicklung der Leistungen erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform (z. B. per E-Mail oder in der Account-Verwaltung) angekündigt. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden in Textform, gelten die geänderten AGB als angenommen; auf das Widerspruchsrecht und die Bedeutung des Schweigens wird der Kunde in der Ankündigung gesondert hingewiesen. Im Fall des Widerspruchs bleibt es bei den bisherigen AGB; beide Parteien können in diesem Fall ordentlich kündigen. Änderungen wesentlicher Leistungspflichten oder der Entgelte zulasten des Kunden sind über diesen Mechanismus nicht möglich; für Preisänderungen gilt § 5 Abs. 4.
2. Textform: Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform (§ 126b BGB); dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses. Individuelle Vertragsabreden (§ 305b BGB) haben Vorrang.
3. Anwendbares Recht: Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und des internationalen Privatrechts, soweit dessen Abwahl zulässig ist.
4. Gerichtsstand: Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters. Der Anbieter ist daneben berechtigt, den Kunden an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.
5. Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.

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