Das Personalbüro von Gastrotool ersetzt den Excel-Dienstplan, die Stundenzettel und den Aktenordner: Du planst die Woche am Bildschirm, dein Team stempelt per PIN, und am Monatsende liegen die fertigen Stunden samt Brutto/Netto für dein Lohnbüro bereit – alles aus einem System.
Der Dienstplan zeigt jede Woche als Tabelle: links deine Mitarbeiter, oben die Tage. Du klickst in ein Feld und trägst die Schicht ein – Früh, Spät oder Abend. Urlaub und Krankheit stehen direkt im gleichen Plan, du siehst also sofort, wer wirklich verfügbar ist. Und neben jedem Namen steht das Stundenkonto: Wer hat Überstunden, wer liegt unter seinen Soll-Stunden? Am besten probierst du das selbst aus – in der interaktiven Backoffice-Demo.
Die meisten Wochen in der Gastronomie ähneln sich – und genau das nutzt Gastrotool aus. Wiederkehrende Schichten legst du einmal als Serie an, sie erscheinen dann automatisch jede Woche. Oder du übernimmst einfach die Vorwoche per Klick und passt nur die Ausnahmen an. Für Standardwochen speicherst du Wochen-Vorlagen. Und der Auto-Planungs-Assistent verteilt Schichten nach den Wunschzeiten deiner Mitarbeiter. Bevor du den Plan veröffentlichst, prüft das System auf Konflikte – etwa wenn jemand im Urlaub eingeplant wäre.
Das ist der Moment, in dem der Dienstplan mehr wird als eine Tabelle: Noch vor dem Veröffentlichen zeigt dir Gastrotool die Personalkosten der geplanten Woche – aufgeschlüsselt nach Bereichen wie Küche, Service oder Bar. Du siehst also schwarz auf weiß, ob die Besetzung am Dienstagabend wirklich nötig ist, und kannst umplanen, bevor die Woche losgeht – nicht erst, wenn die Abrechnung kommt.
Statt Stundenzettel gibt es die Stempeluhr: Dein Mitarbeiter tippt beim Kommen seine PIN ein – an der Kasse, an einem Tablet oder am eigenen Handy – und stempelt sich ein. Beim Gehen das Gleiche. Pausenregeln sind hinterlegt, damit die gesetzlichen Pausen automatisch berücksichtigt werden. Und wenn jemand mal deutlich anders stempelt als geplant, kann er direkt einen Kommentar dazu schreiben – so weißt du später, warum.
Jeder Mitarbeiter hat in Gastrotool eine digitale Personalakte: Stammdaten, Dokumente, Qualifikationen – alles an einem Ort. Arbeitsverträge werden digital unterschrieben, ganz ohne Ausdrucken und Einscannen. Urlaubsanträge laufen über einen Genehmigungs-Workflow: Der Mitarbeiter beantragt, du genehmigst per Klick, der Urlaub steht im Dienstplan. Dazu kommen Änderungsanträge, Recruiting, ein Team-Kalender und ein Organigramm deines Betriebs.
Hier laufen Dienstplan und Stempeluhr zusammen. Gastrotool stellt Soll- und Ist-Stunden gegenüber, rechnet Zuschläge dazu und zeigt dir je Mitarbeiter automatisch Brutto, Netto und die Arbeitgeberkosten – ohne dass du einen Taschenrechner anfasst. Das Ergebnis exportierst du fürs Lohnbüro. Ist alles geprüft, schreibst du den Monat revisionssicher fest: Danach kann niemand mehr unbemerkt an den Zahlen drehen.
Jeder Mitarbeiter bekommt einen eigenen Zugang: „Mein Bereich“. Dort sieht er seinen Dienstplan, seine gestempelten Zeiten und seine Dokumente – jederzeit, auch vom Handy. Urlaubsanträge stellt er direkt dort, eine Krankmeldung ebenfalls. Das spart dir die WhatsApp-Gruppe für den Dienstplan und die Nachfragen zwischen Tür und Angel.
Du legst dein Team einmal an: Name, Bereich (Küche, Service, Bar …), Soll-Stunden, PIN für die Stempeluhr. Die digitale Personalakte füllt sich nach und nach von selbst.
Du übernimmst die Vorwoche oder eine Vorlage, passt die Ausnahmen an und wirfst einen Blick auf die Personalkosten-Vorschau. Die Konflikt-Prüfung meldet, wenn etwas nicht zusammenpasst.
Ein Klick, und jeder Mitarbeiter sieht seine Schichten in „Mein Bereich“ – auch am Handy. Offene Schichten kann sich das Team selbst nehmen.
Dein Team stempelt per PIN, die Stunden sammeln sich automatisch. Am Monatsende prüfst du die Lohnvorbereitung, exportierst fürs Lohnbüro und schreibst den Monat fest.
Ab 19 € pro Monat. Darin sind 5 Mitarbeiter enthalten – jeder weitere Mitarbeiter kostet 4 € pro Monat dazu. Ein Betrieb mit 8 Mitarbeitern zahlt also 19 € + 3 × 4 € = 31 € pro Monat. Weitere Preisbeispiele findest du auf der Preise-Seite.
Nein. Die Stempeluhr läuft an der Kasse, an einem Tablet oder am Handy des Mitarbeiters – das Personalbüro funktioniert also auch ohne Kassen-Modul. Wenn du die Kasse hast, stempelt dein Team einfach direkt am Terminal mit derselben PIN.
Die Lohnvorbereitung stellt Soll- und Ist-Stunden gegenüber, rechnet Zuschläge, Brutto/Netto und Arbeitgeberkosten je Mitarbeiter automatisch aus Dienstplan und Stempeluhr zusammen. Das Ergebnis exportierst du und gibst es an dein Lohnbüro weiter. Danach schreibst du den Monat revisionssicher fest.
Ja. In „Mein Bereich“ stellt jeder Mitarbeiter seinen Urlaubsantrag selbst – auch vom Handy. Du bekommst den Antrag, genehmigst ihn per Klick, und der Urlaub erscheint automatisch im Dienstplan. Auch Krankmeldungen laufen über diesen Weg.
Die gestempelten Ist-Zeiten stehen neben den geplanten Soll-Zeiten – du siehst Abweichungen also sofort. Der Mitarbeiter kann beim Stempeln einen Kommentar hinterlassen (z. B. „Veranstaltung lief länger“), und die hinterlegten Pausenregeln werden dabei automatisch berücksichtigt.
7 Tage kostenlos testen. Ohne Kreditkarte, ohne Vertragsbindung. Danach entscheidest du.
Jetzt kostenlos testen →