Weinverkostung, Firmenfeier, Sommerfest: Das Eventmanagement führt jede Anfrage durch einen klaren Status-Ablauf, hält Termine im Event-Kalender fest, organisiert Pakete, E-Mails und To-Dos fürs Team – und am Veranstaltungstag ordnest du an der Kasse einfach die Tische dem Event zu.
Jede Event-Anfrage bekommt in Gastrotool einen festen Platz und durchläuft einen klaren Status-Ablauf: vom Erstkontakt über das Angebot bis zur Schlussrechnung. Du siehst auf einen Blick, welche Anfrage gerade wo steht – wer noch eine Antwort braucht, wer schon zugesagt hat und welches Event abgerechnet werden kann. So beantwortet sich die Frage „Haben wir der Familie Huber eigentlich geantwortet?“ von selbst.
Ob Weinverkostung am Freitag oder Sommerfest im Juli: Der Event-Kalender zeigt alle Veranstaltungen im Überblick – du siehst sofort, welche Tage belegt sind und wo noch Platz für eine weitere Buchung ist. Eine Buchung kann dabei mehrere Zeitslots umfassen, zum Beispiel Aufbau am Nachmittag und Feier am Abend – so ist die Location nie versehentlich doppelt vergeben.
Deine typischen Angebote legst du als Pakete an – etwa „Buffet klassisch“ oder „Getränkepauschale“ – und ergänzt Zusatzleistungen je nach Wunsch des Kunden. Für die Kommunikation nutzt du eigene E-Mail-Vorlagen: Angebot, Bestätigung, Erinnerung – einmal formuliert, immer wieder verwendet. Und damit du am Veranstaltungstag nichts abfragen musst, sammeln Teilnehmer- und Fragebögen vorab alles ein, was du wissen musst: Personenzahl, Menüwahl, Besonderheiten.
Hier zeigt sich, dass Events und Kasse aus einem Haus kommen. An der Kasse wählst du einfach „Veranstaltung zuordnen“ und legst fest, welche Tische oder Bereiche zu deinem Event gehören – alles, was dort gebucht wird, gehört dann zur Veranstaltung. Nach dem Event führt die Verknüpfung zu den Rechnungen direkt zur Schlussrechnung, und die Umsätze stehen ganz normal in deinen Tages- und Monatsabschlüssen.
Rund um jedes Event entstehen Aufgaben: Saal aufbauen, Getränke kaltstellen, Technik prüfen. In Gastrotool hängst du diese To-Dos direkt an die Veranstaltung und verteilst sie an dein Team. Jeder sieht seine Aufgaben, hakt ab, was erledigt ist – und du siehst vor dem Event auf einen Blick, ob noch etwas offen ist. Kein Zuruf-Chaos mehr am Nachmittag vor der Feier.
Eine Firmenfeier fragt an? Du legst die Anfrage im Eventmanagement an – ab jetzt hat sie einen Status und geht nicht mehr verloren.
Du stellst das Angebot aus Paketen und Zusatzleistungen zusammen, reservierst die Zeitslots im Kalender und verschickst alles über deine E-Mail-Vorlagen. Fragebögen klären die Details.
Dein Team arbeitet die To-Dos ab. An der Kasse ordnest du per „Veranstaltung zuordnen“ die Tische und Bereiche dem Event zu – alles, was dort läuft, gehört zur Feier.
Nach dem Event führst du die Buchung über die Rechnungs-Verknüpfung zur Schlussrechnung. Die Umsätze stehen sauber in deinen Abschlüssen – und der Status springt auf „abgeschlossen“.
Jede Anfrage durchläuft einen festen Status-Ablauf: Erstkontakt, Angebot, Bestätigung – bis zur Schlussrechnung. Du siehst jederzeit, wo jede Anfrage gerade steht, und arbeitest sie Schritt für Schritt durch, statt in E-Mails und Zetteln zu suchen.
Ja. Eine Buchung kann mehrere Zeitslots umfassen – zum Beispiel Aufbau am Nachmittag und Feier am Abend. Der Event-Kalender zeigt alle Slots, sodass die Location nie versehentlich doppelt vergeben wird.
An der Kasse wählst du „Veranstaltung zuordnen“ und legst fest, welche Tische oder Bereiche zum Event gehören. Alles, was dort gebucht wird, zählt zur Veranstaltung. Über die Verknüpfung zu den Rechnungen erstellst du danach die Schlussrechnung.
Über die To-Dos am Event: Aufbau, Einkauf, Technik – jede Aufgabe hängt an der Veranstaltung und ist einem Mitarbeiter zugewiesen. Erledigtes wird abgehakt, Offenes bleibt sichtbar. Dazu zeigt der Event-Kalender allen, was wann ansteht.
18 € pro Monat – mit Anfrage-Workflow, Event-Kalender, Paketen, E-Mail-Vorlagen, Fragebögen und To-Dos. Da die Abrechnung über die Kasse läuft, beraten wir dich gern kurz persönlich, wie das Modul in deinen Betrieb passt: 08073 4029890.
7 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte, ohne Vertragsbindung. Und weil die Event-Abrechnung über die Kasse läuft: Ruf uns gern kurz an, wir klären in 10 Minuten, wie es in deinen Betrieb passt.
Jetzt kostenlos testen →