Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

EasyFlowTech UG (haftungsbeschränkt)
Moos 2, 83567 Unterreit
Geschäftsführer: Maximilian Schneider, Michael Vital
E-Mail: info@easyflowtech.de
HRB 34892, Amtsgericht Traunstein

2. Allgemeines

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und behandeln diese vertraulich gemäß den gesetzlichen Datenschutzvorschriften (DSGVO, BDSG). Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website easyflowtech.de sowie für die SaaS-Anwendung unter office.easyflowtech.de.

3. Hosting und Server

Unsere Website und die SaaS-Anwendung werden ausschließlich auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet. Alle Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt, mit Ausnahme der für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (siehe Ziffer 10).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und effizienten Betrieb).

4. Datenerfassung auf unserer Website

Server-Logfiles: Beim Aufruf unserer Website werden automatisch folgende Daten in Server-Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, übermittelte Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem und Referrer-URL. Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung der Website und werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies: Wir verwenden technisch notwendige Cookies sowie optionale Analyse-Cookies. Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich und werden ohne Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Optionale Cookies werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über unser Cookie-Banner widerrufen.

5. Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung für unsere SaaS-Anwendung erheben wir folgende Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), Firmenname, Firmenanschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt, Land), Passwort (verschlüsselt gespeichert), gewähltes Abonnementpaket sowie Datum und Uhrzeit der Registrierung.

Diese Daten werden zur Vertragserfüllung (Bereitstellung des Dienstes) und zur Verwaltung Ihres Nutzerkontos verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Passwörter werden ausschließlich in verschlüsselter Form (BCrypt-Hash) gespeichert. Eine Einsichtnahme durch EasyFlowTech-Mitarbeiter ist technisch ausgeschlossen.

6. Verarbeitung von Kundendaten durch den Nutzer

Im Rahmen der Nutzung unserer Software können Nutzer personenbezogene Daten ihrer eigenen Kunden (z. B. für Rechnungen und Angebote) eingeben und verarbeiten. In diesem Fall ist der Nutzer der Verantwortliche gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO und EasyFlowTech agiert als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Der Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Datenverarbeitung sicherzustellen. Auf Anfrage schließen wir mit dem Nutzer einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab.

7. E-Mail-Kommunikation und Newsletter

Kontaktaufnahme per E-Mail: Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Anfrage und die mitgeteilten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Transaktions-E-Mails: Im Rahmen der Nutzung des Dienstes versenden wir notwendige transaktionale E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigung, Passwort-Reset, Zahlungsbenachrichtigungen). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Newsletter: Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung senden wir Ihnen einen Newsletter. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine E-Mail an info@easyflowtech.de senden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

8. B2B-Direktansprache & Kontaktaufnahme aus öffentlichen Quellen

Wir nehmen im Rahmen unseres Vertriebs gezielt Kontakt zu Geschäftsführern und vertretungsberechtigten Personen von Unternehmen auf, deren Produkte oder Dienstleistungen einen thematischen Bezug zu einer unserer beiden SaaS-Lösungen aufweisen:

• „EasyFlowOffice für Handwerker“ – Business-Management-Software für Handwerksbetriebe, KMU und Dienstleister (insbesondere im Zusammenhang mit der gesetzlichen Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nach dem Wachstumschancengesetz).
• „Gastrotool“ – Reservierungs- und Buchungssoftware für Gastronomie, Indoor-Hallen (Lasertag, Trampolin, Boulder, Klettern, Padel), Eventlocations und Freizeitparks.

8.1 Datenquellen

Die Kontaktdaten (Firmenname, Vor- und Nachname der vertretungsberechtigten Person, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefon, Anschrift, Webseite, Branche) entnehmen wir ausschließlich öffentlich zugänglichen Quellen.

Für die Zielgruppe „EasyFlowOffice für Handwerker“:

• Impressum-Angaben der jeweiligen Unternehmenswebseite (§ 5 TMG)
• Handwerksrolle der Handwerkskammern
• Mitgliederverzeichnisse von Innungen und Fachverbänden (z. B. SHK-Innung, ZVSHK, ZVEH)
• Öffentliche Branchenverzeichnisse (z. B. Gelbe Seiten, wlw, 11880)
• Handels- und Unternehmensregister (z. B. handelsregister.de)

Für die Zielgruppe „Gastrotool“:

• Impressum-Angaben der jeweiligen Unternehmenswebseite (§ 5 TMG)
• Öffentliche Gastronomie- und Branchenverzeichnisse (z. B. Gelbe Seiten, DEHOGA-Mitgliederverzeichnisse, TripAdvisor- und OpenTable-Anbieterverzeichnisse)
• Mitgliederverzeichnisse von Fachverbänden (z. B. DEHOGA Bundesverband, BDS Bundesverband Deutscher Schausteller)
• Verzeichnisse von Indoor-Sportanlagen, Trampolin-, Boulder-, Kletter- und Padel-Hallen
• Eventlocation-Verzeichnisse (z. B. Event-Inc, Locationscout)
• Handels- und Unternehmensregister (z. B. handelsregister.de)

8.2 Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der einmaligen geschäftlichen Erstansprache sowie ggf. einer Follow-up-Sequenz von maximal vier weiteren Nachrichten, um Ihnen die für Ihre Branche passende Softwarelösung der EasyFlowTech UG (haftungsbeschränkt) vorzustellen:

• „EasyFlowOffice für Handwerker“ für die gesetzeskonforme elektronische Rechnungsstellung (ZUGFeRD/XRechnung) sowie weitere für Handwerks- und KMU-Betriebe relevante Funktionen (Projektabrechnung, Bautagebuch, Zeiterfassung, Lagerverwaltung u. a.).
• „Gastrotool“ für die digitale Verwaltung von Tischreservierungen, Slot-Buchungen, Gutscheinen mit QR-Code, öffentlichen Buchungsseiten, Mitarbeiterverwaltung und ZUGFeRD-konformer Rechnungsstellung in Gastronomie, Indoor-Hallen, Eventlocations und Freizeitparks.

8.3 Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse besteht in der zielgerichteten Direktansprache potenzieller Geschäftspartner, deren Tätigkeit einen erkennbaren Bezug zu unserem Produkt aufweist. Im Rahmen der nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erforderlichen Interessenabwägung haben wir berücksichtigt:

• Es handelt sich ausschließlich um geschäftliche Kontaktdaten (keine privaten Daten)
• Die Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen, die genau für geschäftliche Kontaktaufnahmen vorgesehen sind (Impressum, Branchenverzeichnisse)
• Es liegt ein klarer thematischer Bezug zwischen unserem Angebot und Ihrer geschäftlichen Tätigkeit vor (gesetzliche E-Rechnungspflicht ab 2025/2027/2028)
• Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen

8.4 Information nach Art. 14 DSGVO

Da wir Ihre Daten nicht direkt bei Ihnen, sondern aus den in Ziffer 8.1 genannten öffentlichen Quellen erhoben haben, informieren wir Sie hiermit gemäß Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung. Diese Informationen werden auch in der jeweiligen Erstansprache mitgeteilt.

8.5 Speicherdauer

Ihre Kontaktdaten speichern wir für die Dauer des laufenden Kontaktaufnahme-Vorgangs sowie für maximal 3 Jahre nach der letzten Aktivität (letzte versandte oder erhaltene Nachricht). Nach Ablauf dieser Frist oder bei Widerspruch werden die Daten gelöscht. Die 3-Jahres-Frist dient der Dokumentation gegenüber Aufsichtsbehörden im Rahmen unserer Nachweispflichten nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht).

8.6 Keine Tracking-Pixel in E-Mails

Unsere geschäftlichen Erstansprache- und Follow-up-E-Mails enthalten keine Zählpixel und keine sonstigen Mechanismen zur Messung von Öffnungen. Sie werden als reine Text-E-Mails ohne eingebettete Bilder versendet.

Links in unseren E-Mails können sogenannte UTM-Parameter enthalten. Diese ordnen den Aufruf unserer Website lediglich der jeweiligen Kampagne zu und werden im Rahmen der Webanalyse (siehe Ziffer 9) verarbeitet; ein personenbezogenes Profil einzelner E-Mail-Empfänger wird dabei nicht gebildet.

8.7 Empfänger der Daten

Die Daten werden ausschließlich innerhalb der EasyFlowTech UG (haftungsbeschränkt) auf eigenen Servern verarbeitet. Eine Übermittlung oder Offenlegung an Dritte erfolgt nicht. Für den Versand der E-Mails nutzen wir keine externen Marketing-Tools.

8.8 Ihre Rechte – Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen.

Für den Widerspruch gegen unsere Direktansprache reicht eine kurze, formlose Mitteilung – z. B. durch Antwort mit dem Stichwort „STOP“ auf eine unserer E-Mails oder per Nachricht an info@easyflowtech.de.

Bei einem Widerspruch werden Ihre Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden, aus dem Verteiler entfernt und auf eine interne Sperrliste gesetzt, um künftige unerwünschte Kontaktaufnahmen zuverlässig auszuschließen.

9. Analyse (Matomo)

Wir nutzen Matomo (ehemals Piwik), eine datenschutzfreundliche Open-Source-Analysesoftware, die auf unseren eigenen Servern betrieben wird. Matomo verarbeitet keine Daten auf Drittservern. IP-Adressen werden vor der Speicherung anonymisiert (IP-Masking). Die Analyse erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung über das Cookie-Banner. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

10. Zahlungsabwicklung über Stripe

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe, Inc., 354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA. Für die Zahlungsabwicklung werden die notwendigen Zahlungs- und Vertragsdaten an Stripe übermittelt. Stripe ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

EasyFlowTech speichert keine vollständigen Kreditkartendaten. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich über die Stripe-Infrastruktur. Es gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen stehen einer Löschung entgegen (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten von bis zu 10 Jahren gemäß §§ 147 AO, 257 HGB).

Nach Kündigung des Nutzerkontos werden die Nutzerdaten nach einer Übergangsfrist von 30 Tagen (zum Datenexport) gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

12. Ihre Rechte gemäß DSGVO

Sie haben gegenüber EasyFlowTech folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
• Löschungsrecht („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Widerrufsrecht bei einwilligungsbasierter Verarbeitung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@easyflowtech.de

Sie haben zudem das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde für Bayern ist: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

Für den Widerspruch gegen unsere geschäftliche Direktansprache (siehe Ziffer 8) genügt eine formlose Antwort mit dem Stichwort „STOP“ auf eine unserer E-Mails oder eine kurze Mitteilung an info@easyflowtech.de.

13. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Dazu gehören insbesondere: SSL/TLS-Verschlüsselung aller Datenübertragungen, verschlüsselte Passwort-Speicherung, Zugriffsbeschränkungen auf Produktionssysteme sowie regelmäßige Sicherheitsupdates.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen und Änderungen unserer Leistungen anzupassen. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert. Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.