Es ist die erste Frage in jedem Erstgespräch, und die ehrlichste Antwort darauf lautet zunächst: Das wissen wir noch nicht. Das klingt nach Ausweichen, ist aber der Kern des Themas – und dieser Beitrag erklärt, warum das so ist und wie man trotzdem zu belastbaren Zahlen kommt.
Vorweg, damit niemand bis zum Ende lesen muss: Größenordnungen nennen wir weiter unten. Nur eben als Spanne, nicht als Preisschild.
Warum die Zahl nicht sofort kommt
Software ist kein Produkt aus dem Regal, sondern die Umsetzung von Anforderungen – und die kennt zu Beginn niemand vollständig. Auch ihr nicht. Das ist kein Vorwurf, sondern normal: Vieles wird erst klar, wenn man es aufschreibt.
Ein Beispiel aus der Praxis. Der Wunsch lautet: „Wir brauchen ein Buchungssystem.“ Klingt eindeutig. Beim Nachfragen kommt heraus: Es gibt Zeitfenster mit unterschiedlicher Kapazität, Gruppenbuchungen brauchen eine Anzahlung, Stammkunden bekommen andere Preise, und die Rechnung soll in die Buchhaltung. Aus einem Satz sind sechs Themen geworden – und der Aufwand hat sich vervielfacht.
Wer trotzdem sofort eine Zahl nennt, macht eines von beidem: Er schätzt großzügig nach oben, damit er sicher ist. Oder er nennt eine attraktive Zahl und rechnet später nach, wenn ihr schon investiert habt. Beides ist kein guter Start.
Größenordnungen aus der Praxis
Damit die Frage nicht abstrakt bleibt, hier die Spannen, mit denen wir in Gesprächen arbeiten. Sie ersetzen kein Angebot, helfen aber bei der Einordnung, ob ein Vorhaben in euer Budget passt:
| Projektart | Größenordnung | Dauer |
|---|---|---|
| Abgegrenztes Werkzeug Buchungsportal, Gutscheinsystem, Tablet-App | unterer fünfstelliger Bereich | Wochen |
| Internes Portal Team, Rollen, Dokumente, Abläufe | mittlerer fünfstelliger Bereich | 2–4 Monate |
| System fürs Kerngeschäft Warenwirtschaft, Schnittstellen, Migration | deutlich darüber | ab 6 Monaten |
| Schnittstelle zwischen Systemen ERP, Buchhaltung, Shop verbinden | vierstellig bis unteres Fünfstelliges | Wochen |
Die letzte Zeile ist die wichtigste. Sehr oft lässt sich das eigentliche Problem – fünf Systeme, die nicht miteinander reden – für einen Bruchteil dessen lösen, was ein Neubau kosten würde. Wenn euch jemand sofort ein großes System verkaufen will, ohne diese Möglichkeit geprüft zu haben, ist Vorsicht angebracht.
Die fünf echten Preistreiber
Was den Preis bestimmt, ist selten die Zahl der Bildschirme. Es sind diese fünf Dinge:
- Schnittstellen. Jede Verbindung zu einem fremden System ist ein eigenes Vorhaben – mit fremder Dokumentation, fremden Fehlern und einem Gegenüber, das nicht immer erreichbar ist. Zwei Schnittstellen kosten mehr als doppelt so viel wie eine.
- Datenmigration. Altdaten sind nie so sauber wie erinnert. Doppelte Kunden, fehlende Felder, drei Schreibweisen für denselben Ort. Das Aufräumen kostet oft mehr als das Programm, das die Daten später nutzt.
- Rollen und Rechte. „Jeder sieht alles“ ist billig. Sobald der Außendienst nur seine Kunden sehen darf, die Buchhaltung nur Zahlen und die Aushilfe nur den heutigen Tag, wird aus einer Funktion eine Struktur, die jede Ansicht betrifft.
- Offline-Fähigkeit. Eine App, die immer Netz braucht, ist deutlich einfacher als eine, die im Keller oder auf der Baustelle weiterarbeitet und später abgleicht. Das ist einer der größten Einzelposten überhaupt – und manchmal unverzichtbar.
- Sonderfälle. Der Standardablauf ist schnell gebaut. Die Zeit geht für das drauf, was selten passiert: Storno nach Rechnungsstellung, Teilzahlung, nachträgliche Änderung. Genau diese Fälle entscheiden aber, ob das System im Alltag taugt.
Warum Festpreis trotzdem geht
Wenn der Umfang zu Beginn unklar ist – wie kann dann ein Festpreis funktionieren? Die Antwort: Er wird nicht auf die Idee gegeben, sondern auf das Konzept.
Nach ein bis drei Tagen gemeinsamer Arbeit liegt ein Dokument vor, das beschreibt, was gebaut wird: Abläufe, Rollen, Schnittstellen, was in der ersten Fassung enthalten ist und was ausdrücklich nicht. Darauf lässt sich verbindlich kalkulieren, weil die Unbekannten vorher aufgelöst wurden.
Der zweite Teil ist genauso wichtig: ein ehrlicher Umgang mit Änderungswünschen. Während der Umsetzung fällt beiden Seiten Neues ein. Was in den vereinbarten Umfang passt, fließt ein. Was darüber hinausgeht, wird benannt und getrennt beauftragt – nicht stillschweigend eingebaut und am Ende in Rechnung gestellt.
Was nach der Fertigstellung kommt
Der Posten, der in Kalkulationen am häufigsten fehlt. Software ist kein Gegenstand, der einmal gekauft und dann benutzt wird – sie läuft in einer Umgebung, die sich ändert.
- Betrieb – Server, Sicherungen, Überwachung. Bei kleineren Systemen ein niedriger dreistelliger Betrag im Monat.
- Sicherheitsupdates – Bibliotheken und Betriebssysteme brauchen Pflege, sonst entstehen Lücken.
- Anpassungen – Gesetze ändern sich, Abläufe auch.
Als Faustregel gelten 15 bis 20 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr. Wer diesen Posten übersieht, erlebt im zweiten Jahr eine unangenehme Überraschung – und dieselbe Rechnung sollte man übrigens auch bei Standardsoftware aufmachen, wo sie in der Lizenzgebühr steckt.
Wo sich sparen lässt – und wo nicht
Sinnvoll sparen:
- Klein anfangen. Ein abgegrenzter Teil, der nach Wochen läuft, ist mehr wert als ein Großprojekt nach einem Jahr.
- Vorarbeit leisten. Wer Abläufe vorher aufschreibt und Altdaten aufräumt, spart bezahlte Entwicklungszeit.
- Auf Schnittstellen verzichten, wo eine Datei-Übergabe reicht. Nicht jede Verbindung muss in Echtzeit laufen.
- Standardbausteine nutzen, wo sie passen – Zahlungsabwicklung oder Kartendienste baut niemand selbst.
Falsch gespart:
- An Tests. Sie fallen zuerst weg und kosten später am meisten.
- An der Dokumentation. Ohne sie seid ihr dauerhaft an ein Team gebunden.
- Am Konzept. Ein Tag mehr am Anfang spart oft Wochen in der Umsetzung.
- An der Datenmigration. Schlechte Altdaten vergiften ein gutes System.
Angebote vergleichen
Wenn mehrere Angebote vorliegen, ist die Versuchung groß, auf die Endsumme zu schauen. Nützlicher sind diese Fragen:
- Es sagt, was nicht enthalten ist.
- Es nennt Schnittstellen und Datenmigration als eigene Posten.
- Es beschreibt, wie mit Änderungswünschen umgegangen wird.
- Es regelt Quellcode, Dokumentation und Datenhoheit schriftlich.
- Es nennt die laufenden Kosten nach der Fertigstellung.
Häufige Fragen
Was kostet Individualsoftware ungefähr?
Ein abgegrenztes Werkzeug – ein Buchungsportal, ein Gutscheinsystem, eine Tablet-App für den Außendienst – liegt erfahrungsgemäß im unteren fünfstelligen Bereich. Ein System, das ein Kerngeschäft vollständig abbildet, mit Warenwirtschaft, Schnittstellen und Datenmigration, liegt deutlich darüber. Eine belastbare Zahl entsteht erst nach dem Konzept, weil vorher niemand den Umfang kennt.
Warum kann man den Preis nicht sofort nennen?
Weil der Preis am Umfang hängt, und der ist zu Beginn beiden Seiten unklar. Wer im Erstgespräch eine feste Zahl nennt, hat entweder pauschal geschätzt oder rechnet später nach. Seriös ist: erst ein Konzept mit definiertem Umfang, dann ein verbindlicher Festpreis darauf.
Was kostet die Wartung nach der Fertigstellung?
Als Faustregel gelten 15 bis 20 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr – für Betrieb, Sicherheitsupdates und kleinere Anpassungen. Wer diesen Posten in der Kalkulation vergisst, erlebt im zweiten Jahr eine unangenehme Überraschung.
Kostet der Konzept-Workshop etwas?
Bei uns ja, er wird nach Aufwand abgerechnet. Das Erstgespräch davor ist kostenlos. Der Grund ist einfach: Im Workshop entsteht echte Arbeit – ein Dokument, mit dem ihr auch zu einem anderen Anbieter gehen könntet. Genau deshalb gehört es euch.
Gibt es Förderungen für Digitalisierungsprojekte?
Bund und Länder legen immer wieder Programme für kleine und mittlere Unternehmen auf, die Beratung oder Digitalisierung bezuschussen. Welche gerade laufen und ob ihr in Frage kommt, klärt man am besten mit der zuständigen Stelle oder der IHK – die Bedingungen ändern sich zu oft, als dass eine feste Aussage hier lange stimmen würde.