Ein Kassensystem wechselt man nicht alle zwei Jahre. Die Entscheidung wirkt jahrelang nach – auf den Ablauf im Service, auf die Buchhaltung und im Zweifel auf eine Betriebsprüfung. Trotzdem fällt sie oft nach einer Vorführung, in der alles gut aussah.
Wir bauen selbst ein Kassensystem, also haben wir ein Interesse an dieser Frage. Umso mehr Wert legen wir darauf, hier die Punkte zu nennen, die man uns stellen sollte – auch die unangenehmen.
Was kostet es wirklich?
Der Monatspreis auf der Website ist selten der Betrag, der am Ende abgebucht wird. Sinnvoll ist, die Kosten in drei Blöcke zu zerlegen und für deinen Betrieb durchzurechnen:
| Block | Worauf achten |
|---|---|
| Software | Pro Kasse oder pro Betrieb? Was zählt als Kasse? |
| TSE | Pflicht, oft separat. Je Kasse oder je Betrieb? |
| Hardware | Kauf oder Miete? Wem gehört das Gerät am Ende? |
| Einrichtung | Einmalig, und was ist enthalten? |
| Support | Inklusive oder pro Vorfall? |
Die wichtigste Einzelfrage lautet: Was zählt als eigenständige Kasse? Ein Betrieb mit einer Hauptkasse und vier Handterminals kann bei einem Anbieter eine Lizenz zahlen und beim nächsten fünf. Bei zwölf Monaten Laufzeit ist das ein vierstelliger Unterschied.
Wer bestimmt die Hardware?
Es gibt zwei Lager. Die einen laufen auf beliebigen Tablets, die anderen nur auf bestimmten Geräten. Beides hat seine Berechtigung.
Offen heißt: Du kannst vorhandene Geräte nutzen und im Zweifel schnell Ersatz kaufen. Der Preis dafür ist, dass Drucker, Kassenlade und TSE nicht immer sauber zusammenspielen – und im Fehlerfall jeder auf den anderen zeigt.
Festgelegt heißt: Der Anbieter kennt genau ein Gerät und kann dafür geradestehen. Der Preis dafür ist Abhängigkeit. Wir gehen diesen Weg bewusst und setzen auf Geräte eines Herstellers, weil wir sonst für das Zusammenspiel von Bondruck, Schublade und TSE nicht geradestehen könnten. Wer maximale Freiheit bei der Hardware will, ist bei uns falsch – das sagen wir lieber vorher.
Frag in jedem Fall: Was passiert, wenn ein Gerät am Samstagabend ausfällt? Gibt es Ersatz, und wie schnell?
Was passiert bei Internetausfall?
Das ist der Punkt, an dem sich Kassensysteme für die Gastronomie am deutlichsten unterscheiden – und der in Vorführungen fast nie gezeigt wird. Ein System, das ohne Internet stillsteht, ist im Gastraum unbrauchbar.
Sinnvoll ist ein System, das lokal auf dem Gerät läuft: Bestellungen aufnehmen, Bon drucken, kassieren, abrechnen – alles muss ohne Verbindung funktionieren, und die Daten gleichen sich später automatisch ab. Auch die TSE-Signatur sollte einen Ausfall überstehen, indem Belege nachträglich signiert werden.
Hält es dem Betrieb stand?
Viele Systeme sind aus dem Einzelhandel gewachsen und tun sich mit gastronomischen Abläufen schwer. Prüfe die Dinge, die bei dir täglich vorkommen:
- Tisch teilen und zusammenlegen – wenn vier Leute getrennt zahlen wollen, und einer übernimmt zwei Getränke.
- Gänge – Vorspeise jetzt, Hauptgang auf Zuruf in die Küche.
- Umbuchen – die Gruppe wechselt von der Terrasse nach drinnen.
- Storno – wer darf das, und wird es sauber dokumentiert?
- Außer-Haus – unterschiedliche Steuersätze im selben Vorgang.
- Trinkgeld – getrennt erfasst, nicht im Umsatz vermischt.
Nimm zur Vorführung einen typischen Abend mit: vier Tische, ein Splitten, ein Storno, eine Umbuchung. Wenn das flüssig geht, geht der Rest auch.
Komme ich an meine Daten?
Zwei verschiedene Dinge werden hier gern verwechselt. Der DSFinV-K-Export ist das Format für das Finanzamt – Pflicht, aber er enthält keine Stammdaten. Der Datenexport für dich umfasst Artikel, Kunden, Gutscheine und Auswertungen.
Frag beides ab, und frag nach dem Format. Wer dir nur PDF-Berichte gibt, macht dir einen späteren Wechsel bewusst schwer. Kläre auch, was nach einer Kündigung passiert und wie lange du noch exportieren kannst.
Ein ehrliches Wort dazu: Beim DSFinV-K-Export gibt es einen Unterschied zwischen „wir exportieren im Format“ und „unser Export ist zertifiziert geprüft“. Frag ausdrücklich nach – und miss den Anbieter daran, ob er die Frage klar beantwortet.
Wer geht ans Telefon?
Am Freitagabend um halb acht ist die Antwort auf diese Frage mehr wert als jede Funktion. Kläre konkret: Zu welchen Zeiten ist jemand erreichbar? Ist es eine Hotline oder ein fester Ansprechpartner? Kostet ein Anruf extra?
Wir sind ein kleines Team und sagen offen: Mo–Fr 9–12 und 14–16 Uhr erreichst du bei uns eine feste Person, die deinen Betrieb kennt. Rund um die Uhr sind wir nicht da. Wer einen 24/7-Notdienst braucht, sollte das zur Bedingung machen und danach auswählen.
Was steht im Vertrag?
Drei Punkte, die man vor der Unterschrift lesen sollte:
- Laufzeit und Kündigung – und ob das auf der Website Beworbene auch in den AGB steht. Das ist erstaunlich oft nicht der Fall.
- Preisanpassung – darf der Anbieter einseitig erhöhen, und mit welcher Ankündigung?
- Hardware bei Kündigung – bei Miete: zurückgeben oder übernehmen, zu welchem Preis?
Checkliste für das Gespräch
- Was kostet es für meine Gerätezahl auf zwölf Monate, inklusive TSE?
- Was zählt bei euch als eigenständige Kasse?
- Was funktioniert ohne Internet – und könnt ihr es mir zeigen?
- Wie läuft Splitten, Umbuchen, Storno?
- Welche Exporte gibt es, in welchem Format?
- Ist euer DSFinV-K-Export geprüft oder „spec-nah“?
- Wer geht wann ans Telefon, und kostet das extra?
- Wie lange bindet mich der Vertrag, und steht das in den AGB?
- Was passiert mit Hardware und Daten, wenn ich kündige?
Häufige Fragen
Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?
Rechne mit drei Blöcken: Software pro Kasse und Monat, dem gesetzlich vorgeschriebenen TSE-Aufschlag und einmalig der Hardware. Bei Gastrotool sind das 50 Euro netto je Kasse plus 12,50 Euro TSE. Entscheidend beim Vergleich ist, was der Anbieter als eigenständige Kasse zählt – Bedienterminals sollten nicht als volle Lizenz berechnet werden.
Was passiert, wenn das Internet ausfällt?
Ein Kassensystem für die Gastronomie muss offline weiterarbeiten können. Bestellungen, Bondruck und Abrechnung müssen lokal auf dem Gerät laufen und sich später automatisch synchronisieren. Frag beim Anbieter konkret nach, was ohne Internet noch geht – und lass es dir vorführen.
Kann ich meine Daten mitnehmen, wenn ich wechsle?
Das solltest du vor der Unterschrift klären. Gefragt ist ein vollständiger Export in einem lesbaren Format – Artikel, Umsätze, Kunden, Gutscheine. Wer nur PDF-Berichte anbietet, macht dir den Wechsel schwer. Der DSFinV-K-Export allein reicht nicht, er enthält keine Stammdaten.
Lohnt sich ein Wechsel mitten im Jahr?
Technisch spricht nichts dagegen. Praktisch ist eine ruhige Phase besser als die Hochsaison, weil das Team ein bis zwei Wochen braucht, bis alles sitzt. Denk daran, die neue Kasse beim Finanzamt zu melden und die alte abzumelden.