In kaum einer Branche ist die Personalplanung so beweglich wie in der Gastronomie. Das Wetter entscheidet über die Terrasse, eine Absage am Vormittag stellt den Abend um, und am Monatsende soll trotzdem eine korrekte Lohnabrechnung dabei herauskommen.
Gleichzeitig gelten hier strengere Aufzeichnungspflichten als in den meisten anderen Branchen – und die Kontrollen sind real. Dieser Beitrag sortiert, was Pflicht ist, wo die typischen Fehler liegen und wie sich beides im Alltag zusammenbringen lässt.
Was aufgezeichnet werden muss
Für das Gaststättengewerbe gilt eine besondere Aufzeichnungspflicht. Festzuhalten sind für jeden Arbeitstag:
- Beginn der Arbeitszeit,
- Ende der Arbeitszeit,
- Dauer der täglichen Arbeitszeit.
Die Aufzeichnung muss spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung vorliegen und wird mindestens zwei Jahre aufbewahrt. Sie betrifft nicht nur Minijobber, sondern im Gastgewerbe grundsätzlich alle Beschäftigten. Unabhängig davon gilt nach der Rechtsprechung eine allgemeine Pflicht, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten.
Warum der Zettel an der Tür nicht reicht
Handschriftliche Listen sind nicht verboten. In der Praxis scheitern sie an drei Punkten: Sie werden am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt, sie sind bei einer Kontrolle nicht sofort auffindbar, und sie lassen sich nachträglich verändern, ohne dass es auffällt.
Was eine brauchbare Erfassung leisten muss, ist wenig spektakulär: Zeitpunkt der Erfassung festhalten, nachträgliche Änderungen sichtbar machen (wer hat wann was geändert), und die Daten für einen Zeitraum ausgeben können, ohne dass jemand rechnen muss.
Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit von Korrekturen. Dass jemand vergisst auszustempeln, ist normal. Entscheidend ist, dass die Korrektur als solche erkennbar bleibt – und nicht so aussieht, als sei nie etwas anderes dagestanden.
Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit
Die werktägliche Arbeitszeit beträgt grundsätzlich acht Stunden. Sie darf auf zehn Stunden verlängert werden, wenn im Ausgleichszeitraum im Schnitt acht Stunden nicht überschritten werden.
Zwischen zwei Schichten liegen grundsätzlich elf Stunden Ruhezeit. Für das Gaststättengewerbe gibt es eine Erleichterung: Die Ruhezeit darf auf zehn Stunden verkürzt werden, wenn ein Ausgleich innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen erfolgt.
| Situation | Bewertung |
|---|---|
| Ende 0:30 Uhr, Beginn 11:00 Uhr | 10,5 Stunden – im Gastgewerbe mit Ausgleich zulässig |
| Ende 1:00 Uhr, Beginn 10:00 Uhr | 9 Stunden – zu kurz |
| Ende 23:00 Uhr, Beginn 9:00 Uhr | 10 Stunden – Untergrenze, Ausgleich einplanen |
Der Klassiker ist der Spätdienst mit anschließendem Frühdienst, im Team gern „Sandwich“ genannt. Er ist die häufigste Stelle, an der die Ruhezeit unbemerkt unterschritten wird – besonders wenn kurzfristig getauscht wird und niemand nachrechnet.
Pausen: der häufigste Fehler
Bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Die Pause kann in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden.
Zwei Missverständnisse tauchen regelmäßig auf. Erstens: Eine Pause, in der man „mal eben“ einen Tisch abräumt, ist keine Pause – sie muss im Voraus feststehen und frei von Arbeitspflicht sein. Zweitens: Eine pauschal abgezogene halbe Stunde, die nie genommen wurde, ist eine falsche Aufzeichnung. Wenn durchgearbeitet wurde, gehört das so in die Erfassung.
Dienstplan, der im Betrieb funktioniert
Ein Dienstplan wird nicht daran gemessen, wie gut er aussieht, sondern daran, wie schnell er sich ändern lässt. Was sich in der Praxis bewährt:
- Nach Bereichen planen – Küche, Service, Bar und Theke haben unterschiedliche Stoßzeiten. Eine Ansicht, die nach Bereich gruppiert, zeigt Lücken sofort.
- Verfügbarkeiten kennen – wer kann montags nicht, wer ist im Urlaub. Wenn das System das weiß, entstehen Konflikte gar nicht erst.
- Veröffentlichen als bewusster Schritt – das Team soll wissen, ab wann der Plan gilt. Ein sich ständig ändernder Entwurf kostet Vertrauen.
- Zugriff fürs Team – wer seinen Plan auf dem Handy sieht, ruft nicht an.
- Soll gegen Ist – erst der Vergleich von Plan und tatsächlicher Zeit zeigt, ob die Besetzung stimmt.
Der letzte Punkt ist betriebswirtschaftlich der wichtigste. Wenn in der Realität jeden Freitag zwei Stunden länger gearbeitet wird als geplant, ist das keine Personalfrage, sondern eine Planungsfrage – sichtbar wird sie nur, wenn beides nebeneinandersteht.
Von der Stempeluhr zur Lohnabrechnung
Zwischen erfasster Zeit und Lohnabrechnung liegt in vielen Betrieben ein manueller Schritt: Stunden abtippen, Zuschläge ausrechnen, Liste an den Steuerberater. Genau dort entstehen Fehler.
Automatisieren lassen sich vor allem die Zuschläge. Sonntagsarbeit, Feiertage und Nachtarbeit sind in bestimmten Grenzen steuer- und beitragsfrei – das per Hand korrekt zu rechnen, ist mühsam und fehleranfällig. Ebenso die Krankheitsfälle: Bei Entgeltfortzahlung ist nicht die geplante Schicht maßgeblich, sondern was der Mitarbeiter ohne Erkrankung verdient hätte.
- Ist- gegen Sollstunden je Mitarbeiter, inklusive Überstundensaldo
- Zuschläge getrennt ausgewiesen (Sonntag, Feiertag, Nacht)
- Abwesenheiten zugeordnet (Urlaub, Krankheit, unbezahlt)
- Der abgeschlossene Monat gegen nachträgliche Änderungen gesperrt
Der letzte Punkt wird unterschätzt: Wenn ein abgerechneter Monat nachträglich verändert werden kann, passen Abrechnung und Zeiterfassung irgendwann nicht mehr zusammen – und niemand weiß mehr, welche Zahl gilt.
Wenn der Zoll kommt
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft im Gastgewerbe regelmäßig und unangekündigt. Gefragt werden typischerweise: die Arbeitszeitaufzeichnungen der letzten Monate, die Personalunterlagen der anwesenden Beschäftigten und Nachweise zu Anmeldung und Entlohnung.
Praktisch hilfreich ist, wenn die Aufzeichnungen während der Kontrolle abrufbar sind – also nicht „liegt beim Steuerberater“, sondern innerhalb weniger Minuten als Ausdruck oder Datei. Wer das einmal geprobt hat, steht in der Situation deutlich ruhiger da.
Häufige Fragen
Muss ich die Arbeitszeit meiner Mitarbeiter aufzeichnen?
In der Gastronomie ja, und zwar vollständig. Das Mindestlohngesetz verlangt für geringfügig Beschäftigte und für Betriebe des Gaststättengewerbes die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung, aufzubewahren mindestens zwei Jahre. Unabhängig davon gilt nach der Rechtsprechung eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Wie lange muss die Ruhezeit zwischen zwei Schichten sein?
Grundsätzlich elf Stunden. Im Gaststättengewerbe darf sie auf zehn Stunden verkürzt werden, wenn der Ausgleich innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen erfolgt. Der klassische Fall ist der Spätdienst mit anschließendem Frühdienst – hier wird die Ruhezeit am häufigsten unterschritten.
Darf ein Mitarbeiter sich selbst krankmelden?
Die Anzeige der Arbeitsunfähigkeit ist Pflicht des Arbeitnehmers und formfrei möglich. Über ein Mitarbeiterportal ist das zulässig und praktisch, weil der Eingang dokumentiert ist. Die ärztliche Feststellung bleibt davon unberührt – sie läuft heute in der Regel als elektronische Bescheinigung über die Krankenkasse.
Wie gehe ich mit Überstunden um?
Sinnvoll ist ein laufendes Stundenkonto je Mitarbeiter, das Plus- und Minusstunden fortschreibt. So sieht man rechtzeitig, wenn sich etwas aufbaut, statt am Jahresende vor einem großen Saldo zu stehen. Wie Aufbau und Abbau geregelt sind, gehört in den Arbeitsvertrag.
Reicht eine Excel-Tabelle?
Rechtlich ist keine bestimmte Software vorgeschrieben. Praktisch scheitert Excel meist an der Nachvollziehbarkeit: Eine Zelle lässt sich ändern, ohne dass jemand sieht, was vorher darinstand. Wer bei Excel bleibt, sollte die Dateien monatlich unveränderbar ablegen.