Der Tagesabschluss ist die Viertelstunde, in der sich entscheidet, ob deine Buchhaltung sauber ist. Wird er hingeschludert, fällt es monatelang nicht auf – bis der Steuerberater nachfragt oder ein Prüfer kommt.
Besonders eine Stelle geht dabei regelmäßig schief: Gutscheine. Sie sind der häufigste Grund, warum Umsätze doppelt gezählt werden oder die Umsatzsteuer im falschen Monat landet.
Die richtige Reihenfolge
Ein Tagesabschluss, der hält, folgt immer derselben Abfolge:
- Alle offenen Tische schließen oder bewusst auf den nächsten Tag übernehmen.
- Z-Bon je Kasse ziehen.
- Bargeld zählen, bevor jemand etwas entnimmt.
- Differenz notieren – nicht ausgleichen.
- Entnahmen und Einlagen erfassen.
- Belege des Tages zum Abschluss legen.
Punkt drei ist wichtiger, als er klingt. Wer erst das Wechselgeld für morgen herausnimmt und dann zählt, kann eine Differenz nicht mehr sauber zuordnen.
Z-Bon: was drinstehen muss
Der Z-Bon ist der Tagesabschluss der Kasse. Er setzt die Tageszähler zurück und ist fortlaufend nummeriert – eine Lücke in dieser Nummerierung ist eine der ersten Auffälligkeiten, nach denen ein Prüfer sucht. Enthalten sein sollten:
- Datum, Uhrzeit und fortlaufende Z-Nummer,
- Gesamtumsatz, aufgeteilt nach Steuersätzen,
- Aufteilung nach Zahlarten (bar, Karte, sonstige),
- Stornos und Retouren,
- Entnahmen und Einlagen,
- Angaben zur eingesetzten TSE.
Kassensturz und Differenzen
Beim Kassensturz zählst du das tatsächlich vorhandene Bargeld und vergleichst es mit dem Sollbestand: Anfangsbestand plus Bareinnahmen minus Entnahmen plus Einlagen.
Eine Differenz ist kein Drama. Falschgeld beim Wechseln, ein vertippter Betrag, ein Gast, der zu wenig gegeben hat – das passiert. Entscheidend ist, wie du damit umgehst: aufschreiben, nicht ausgleichen. Wer die Differenz durch eine Fantasie-Entnahme glattzieht, macht aus einem harmlosen Fehler eine falsche Aufzeichnung.
Anders gesagt: Eine Kasse, die jeden Tag auf den Cent stimmt, wirkt auf einen erfahrenen Prüfer verdächtiger als eine mit gelegentlichen kleinen Abweichungen.
Gutscheine: der häufigste Fehler
Hier liegt die Stelle, an der in der Praxis am meisten schiefgeht. Der Grund: Ein Gutschein durchläuft zwei völlig verschiedene Vorgänge, die gern in einen Topf geworfen werden.
| Vorgang | Was passiert |
|---|---|
| Verkauf | Geld kommt herein, aber es wurde noch keine Leistung erbracht. Es entsteht eine Verbindlichkeit – du schuldest dem Gast etwas. |
| Einlösung | Die Leistung wird erbracht, die Verbindlichkeit sinkt. Es fließt kein neues Geld. |
Daraus folgt eine Regel, die man sich merken sollte: Kassenumsatz und Gutscheinbewegung darf man nicht addieren. Die Kasse misst Geldfluss, die Gutscheinseite misst die Veränderung deiner Verbindlichkeiten. Eine Summe aus beidem ist buchhalterisch sinnlos.
Zwei Beträge stecken zwangsläufig in beiden Welten, und genau die werden doppelt gezählt, wenn man nicht aufpasst:
- Der an der Kasse verkaufte Gutschein. Das Geld liegt bereits als bar oder Karte im Kassenumsatz. Wer den Gutscheinverkauf noch einmal separat als Umsatz zählt, hat ihn doppelt.
- Der an der Kasse eingelöste Gutschein. Er erscheint als Zahlart im Kassenabschluss, ist aber kein neues Geld – nur ein Abbau der Verbindlichkeit.
- Block A – Kasseneinnahmen: bar, Karte, sonstige Zahlarten, Umsatzsteueraufteilung. Das ist der Geldfluss.
- Block B – Gutscheinbewegung: verkauft, eingelöst, verfallen, offener Bestand. Das ist die Verbindlichkeit.
- Block C – Überleitung: welcher Betrag in beiden Blöcken steckt und warum er nur einmal zählt.
Zur Umsatzsteuer noch ein Hinweis, der oft überrascht: Bei einem Mehrzweckgutschein – also wenn beim Verkauf noch nicht feststeht, ob später 7 oder 19 Prozent anfallen – entsteht die Umsatzsteuer erst beim Einlösen, nicht beim Verkauf. Bei einem Betrieb mit nur einem Steuersatz kann es dagegen ein Einzweckgutschein sein, bei dem die Steuer sofort fällig wird. Welcher Fall bei dir vorliegt, gehört einmal mit dem Steuerberater geklärt – danach läuft es von allein.
Trinkgeld ist kein Umsatz
Trinkgeld, das direkt beim Personal landet, ist für den Betrieb steuerfrei und gehört nicht in den Umsatz. Trotzdem muss es erfasst werden, wenn es über die Kasse läuft – sonst stimmt der Kassenbestand nicht.
Sauber ist deshalb: Trinkgeld getrennt ausweisen, unter der Umsatzsumme, nicht darin. Anders liegt der Fall, wenn das Trinkgeld dem Betrieb zusteht und weiterverteilt wird – das ist lohnsteuerlich ein eigenes Thema und gehört in die Abstimmung mit dem Steuerberater.
Vom Tag zum Monat
Der Monatsabschluss ist kein neuer Vorgang, sondern die Summe sauberer Tage. Wenn die Tagesabschlüsse stimmen, ist er in Minuten erledigt. Prüfenswert sind am Monatsende:
- Sind alle Tage vorhanden, keine Lücke in den Z-Nummern?
- Passt die Summe der Bareinnahmen zum Kassenbuch?
- Wie hat sich der offene Gutscheinbestand entwickelt?
- Gibt es auffällige Storno-Häufungen an bestimmten Tagen?
Der offene Gutscheinbestand ist dabei die Zahl, die viele nie ansehen – obwohl sie bilanziell eine Verbindlichkeit ist und über Jahre auf fünfstellige Beträge anwachsen kann.
Häufige Fragen
Muss ich jeden Tag einen Z-Bon ziehen?
An jedem Tag, an dem du Umsatz gemacht hast, ja. Der Tagesabschluss gehört zur ordnungsgemäßen Kassenführung. An Ruhetagen ohne Umsatz brauchst du keinen Abschluss, solltest die Schließzeiten aber nachvollziehbar dokumentieren.
Ist ein verkaufter Gutschein schon Umsatz?
Bei einem Mehrzweckgutschein – also wenn beim Verkauf noch nicht feststeht, ob 7 oder 19 Prozent anfallen – ist der Verkauf noch kein steuerpflichtiger Umsatz, sondern eine Verbindlichkeit. Die Umsatzsteuer entsteht erst beim Einlösen. Bei Betrieben mit nur einem Steuersatz kann es ein Einzweckgutschein sein, dann ist die Steuer sofort fällig. Das solltest du mit deinem Steuerberater klären.
Was mache ich bei einer Kassendifferenz?
Aufschreiben, nicht ausgleichen. Kleine Differenzen kommen im Gastrobetrieb vor und sind für sich kein Problem. Verdächtig wird es, wenn die Kasse jeden Tag exakt stimmt – das deutet eher auf nachträgliche Anpassung hin als auf sorgfältiges Arbeiten.
Wie lange muss ich Kassenunterlagen aufbewahren?
Kassendaten, Z-Bons und Belege unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Wichtig ist, dass die Daten während der gesamten Frist lesbar und auswertbar bleiben – auch wenn du zwischenzeitlich das Kassensystem wechselst. Denk beim Anbieterwechsel daran, vorher vollständig zu exportieren.