Kaum ein Thema sorgt in der Gastronomie für so viel Unsicherheit wie die Kassenpflicht. Die einen hören, sie bräuchten gar nichts, weil ihr Betrieb zu klein sei. Die anderen bekommen von ihrem Kassenhändler gesagt, ohne ein bestimmtes Gerät gehe gar nichts mehr. Beides greift zu kurz.
Dieser Beitrag sortiert, was tatsächlich gilt: welche Pflichten es gibt, an wem sie hängen, und was passiert, wenn ein Prüfer unangekündigt im Gastraum steht.
Drei Pflichten, die oft verwechselt werden
Wenn von „Kassengesetz“ die Rede ist, sind meistens drei verschiedene Dinge gemeint, die unabhängig voneinander gelten. Wer nur eines davon erfüllt, ist nicht auf der sicheren Seite:
- Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) – jeder Vorgang an der Kasse muss manipulationssicher signiert werden.
- Die Belegausgabepflicht – jedem Gast muss ein Beleg angeboten werden.
- Die Mitteilung ans Finanzamt – das eingesetzte Kassensystem muss gemeldet werden.
Dazu kommt, weniger beachtet, die Verfahrensdokumentation: eine schriftliche Beschreibung, wie in deinem Betrieb kassiert, storniert und abgerechnet wird. Sie ist keine Formalie, sondern das Erste, wonach viele Prüfer fragen.
Was eine TSE ist – und was nicht
Die technische Sicherheitseinrichtung ist ein zertifiziertes Sicherheitsmodul, das jeden Kassenvorgang mit einer Signatur versieht. Diese Signatur enthält unter anderem eine fortlaufende Nummer, Start- und Endzeit sowie eine Prüfsumme. Wird ein Vorgang nachträglich verändert oder gelöscht, fällt das auf, weil die Kette bricht.
Technisch gibt es zwei Bauformen. Eine Hardware-TSE steckt als Modul direkt im Kassenterminal. Eine Cloud-TSE läuft beim Anbieter im Rechenzentrum und wird über das Internet angesprochen. Beide sind zulässig, wenn sie vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert sind.
Ein häufiges Missverständnis: Die TSE macht deine Kasse nicht automatisch prüfungssicher. Sie sichert nur, dass Vorgänge nicht unbemerkt verändert werden. Ob du korrekt kassierst, Stornos sauber dokumentierst und deine Umsatzsteuer richtig zuordnest, prüft sie nicht.
Wer braucht eine TSE, wer nicht
Die Pflicht hängt am System, nicht am Umsatz. Es gibt keine Freigrenze, unterhalb derer ein elektronisches Kassensystem ohne TSE betrieben werden dürfte.
| Situation | TSE nötig? |
|---|---|
| Elektronische Kasse im Restaurant | Ja, ohne Ausnahme |
| Kassen-App auf Tablet oder Smartphone | Ja, gilt als elektronisches System |
| Zweite Kasse an der Theke | Ja, wenn sie eigenständig abrechnet |
| Bedienterminal, das über die Hauptkasse bucht | Nein, es signiert über die Hauptkasse |
| Küchenmonitor ohne Kassenfunktion | Nein, er nimmt kein Geld ein |
| Offene Ladenkasse mit Zählprotokoll | Nein, dafür strenge Aufzeichnungspflichten |
Der letzte Punkt wird gern als Schlupfloch missverstanden. Eine offene Ladenkasse ist erlaubt, verlangt aber tägliche Zählprotokolle und eine nachvollziehbare Kassenführung. In einem Betrieb mit Gastraum und mehreren Bedienungen ist das in der Praxis aufwendiger und fehleranfälliger als eine ordentliche Kasse.
Praktisch relevant ist die vierte Zeile: Wer mit mobilen Handterminals arbeitet, braucht dafür keine zusätzliche TSE, solange die Geräte über die Hauptkasse buchen. Das spart bei mehreren Bedienungen spürbar Geld – vorausgesetzt, das Kassensystem bildet diese Struktur sauber ab.
Die Meldung ans Finanzamt
Jedes elektronische Kassensystem muss dem Finanzamt gemeldet werden, mit Angaben zum Betrieb, zum System und zur eingesetzten TSE. Die Meldung läuft über das ELSTER-Portal.
Wichtig sind zwei Punkte, die oft untergehen: Gemeldet wird jede Kasse, nicht nur die erste. Und die Meldung muss auch bei Änderungen erfolgen – wenn du eine Kasse außer Betrieb nimmst, eine dazustellst oder das System wechselst.
Diesen Schritt kann dir kein Softwareanbieter abnehmen, weil er im Namen deines Betriebs erfolgt. Was ein guter Anbieter liefert, sind die Daten, die du dafür brauchst: Seriennummer der TSE, Art des Systems und Datum der Inbetriebnahme. Wenn du diese Angaben bei deinem Anbieter erfragen musst und niemand sie dir nennen kann, ist das ein Warnsignal.
Belegausgabepflicht im Gastraum
Jedem Gast muss ein Beleg zur Verfügung gestellt werden. Entscheidend ist das Wort zur Verfügung stellen: Du musst ihn anbieten, der Gast muss ihn nicht mitnehmen. Ein Stapel liegengelassener Bons neben der Kasse ist also kein Verstoß – das Nicht-Ausgeben schon.
Der Beleg darf elektronisch bereitgestellt werden, etwa als QR-Code am Tisch oder per E-Mail. In der Praxis ist der gedruckte Bon im Gastraum meist der einfachere Weg, weil er keine Erklärung braucht.
Eine Befreiung ist auf Antrag möglich, wenn die Ausgabe unzumutbar ist. Bei Gastronomiebetrieben mit fester Betriebsstätte wird sie selten gewährt. Verlass dich nicht darauf, ohne mit deinem Steuerberater gesprochen zu haben.
Was bei der Kassennachschau passiert
Die Kassennachschau ist keine Betriebsprüfung, sondern ein eigenes Instrument: Ein Prüfer darf während der Üblichen Geschäftszeiten unangekündigt erscheinen, sich ausweisen und die Kasse prüfen. Typischerweise verlangt werden:
- ein Datenexport nach DSFinV-K auf einem Datenträger,
- der Nachweis der eingesetzten TSE samt Seriennummer,
- die Verfahrensdokumentation deines Betriebs,
- gegebenenfalls ein Kassensturz, also der Abgleich von Kassenbestand und Soll.
Der Datenexport sollte in wenigen Minuten bereitstehen. Wenn dein Kassensystem dafür den Anbieter oder einen Techniker braucht, hast du ein Problem – nicht rechtlich, aber praktisch: Ein Prüfer, der eine Stunde wartet, schaut genauer hin.
- Exportiere einmal probeweise einen Monat als DSFinV-K und speichere das Ergebnis.
- Notiere die TSE-Seriennummer und leg sie zur Verfahrensdokumentation.
- Schreib in zwei Seiten auf, wie bei dir kassiert, storniert und abgerechnet wird.
- Sag deinem Team, wer im Ernstfall den Chef anruft und wo die Unterlagen liegen.
Was das kostet
Die laufenden Kosten einer Cloud-TSE liegen üblicherweise im niedrigen zweistelligen Bereich pro Kasse und Monat. Bei uns sind es 12,50 Euro netto je Kasse, ausgewiesen als eigene Position auf der Rechnung – wir halten das für ehrlicher, als den Betrag im Softwarepreis verschwinden zu lassen.
Der größere Hebel liegt nicht beim TSE-Preis, sondern bei der Frage, wie viele Geräte als eigenständige Kasse zählen. Ein Betrieb mit einer Hauptkasse und vier Handterminals zahlt bei sauberer Struktur eine TSE, nicht fünf. Frag beim Angebotsvergleich genau nach, wie der Anbieter das rechnet.
Häufige Fragen
Braucht wirklich jede Kasse eine TSE?
Ja, sobald du ein elektronisches Kassensystem einsetzt. Die Pflicht hängt am System, nicht am Umsatz. Wer ausschließlich eine offene Ladenkasse führt, also handschriftlich mit Zählprotokoll, braucht keine TSE – dafür aber eine lückenlose Kassenführung, die in der Praxis deutlich aufwendiger ist.
Muss ich jedem Gast einen Bon geben?
Der Beleg muss ausgegeben, also angeboten werden. Ob der Gast ihn mitnimmt, ist seine Sache. Der Beleg darf auch elektronisch bereitgestellt werden, etwa als QR-Code. Eine Befreiung ist auf Antrag möglich, wird bei Gastronomiebetrieben aber selten gewährt.
Was kostet eine TSE im Monat?
Bei Cloud-Lösungen liegen die laufenden Kosten üblicherweise im niedrigen zweistelligen Bereich pro Kasse und Monat. Bei Gastrotool sind es 12,50 Euro netto je Kasse. Wichtig ist, dass jede Hauptkasse eine TSE braucht – Bedienterminals, die über die Hauptkasse buchen, dagegen nicht.
Was passiert bei einer Kassennachschau?
Ein Prüfer kann unangekündigt erscheinen, sich als solcher ausweisen und die Kasse prüfen. Verlangt werden typischerweise der Datenexport nach DSFinV-K, die Verfahrensdokumentation und der Nachweis der TSE. Der Export sollte in wenigen Minuten auf einem Datenträger liegen.
Meine Kasse ist von 2018. Muss ich sie ersetzen?
Wenn sie sich nicht mit einer zertifizierten TSE nachrüsten lässt, ja. Viele ältere Systeme lassen sich technisch nachrüsten, andere nicht. Frag deinen Hersteller schriftlich – und lass dir bestätigen, dass auch der DSFinV-K-Export unterstützt wird, nicht nur die Signatur.