Reservierung mit Slots, QR-Gutscheine, ZUGFeRD-Rechnungen, Mahnwesen, Monatsabschluss als ZIP. Läuft auf Sunmi-Hardware. Wir richten sie für dich ein — und passen sie an deinen Betrieb an.
FreizeitOffice ist ein zusammenhängendes System – vom Backoffice für dein Team bis zur öffentlichen Buchungsseite für deine Gäste. Alles aus einem Guss, alles im Standard enthalten.
Das interne Verwaltungssystem – läuft auf Sunmi-Geräten oder im Browser. Rechte pro Mitarbeiter (Service, Kasse, Buchhaltung, Admin).
Deine Kunden können selbständig reservieren oder Gutscheine kaufen – ohne Anruf, ohne Personal. Im Design deines Betriebs.
Brauchst du mehr? Wir bauen Funktionen dazu oder passen Bestehendes an – zum Beispiel ein Kassensystem (kommt in den nächsten Wochen), eine 24/7-Zugangskontrolle für Hallen ohne Personal (PIN- oder QR-Token per Mail nach Buchung, automatische Türsteuerung), eine Anbindung an deine Buchhaltung oder eigene Buchungslogiken. Pro Wunsch ein klares Festpreis-Angebot.
Die einzelnen Bausteine im Überblick – was sie heute schon können. Was du davon brauchst, entscheiden wir im Erstgespräch.
Tisch-Pläne mit klarem Status — frei, reserviert, belegt. Buchungen pro Slot mit Vormittag / Nachmittag, eigene Start- und Endzeiten, max. Personen pro Slot (Standard 100, frei änderbar). Spezial-Tage mit abweichenden Öffnungszeiten möglich.
Vom ersten Kontakt bis zur Schlussrechnung in einem Tool. Status-Flow: Anfrage → Vorreservierung → Bestätigt. Mehrere Zeitslots pro Buchung verknüpfbar, Personenzahl, Kontaktdaten, freie Notizfelder. Eigene E-Mail-Vorlagen für Bestätigungen.
Eigene Gutschein-Designs als PDF-Vorlage hochladen, mehrere Vorlagen parallel aktiv. Jeder Gutschein bekommt einen eindeutigen QR-Code mit Wert, Käuferdaten, Mitarbeiterkennung und Datum. Versand online oder Ausgabe vor Ort — klar getrennt nachverfolgbar.
Eingebauter Scanner liest den QR-Code, prüft Gültigkeit und Restwert in Echtzeit. Teil-Einlösungen mit Restguthaben-Tracking. Doppeleinlösungen sind ausgeschlossen, weil eingelöste Gutscheine sofort als verbraucht markiert werden.
Spendenmodus für gemeinnützige Vereine, Privatpersonen und Firmen — mit eigenen Limits (Privat/Firma bis 50 €, Verein unbegrenzt). Spendenquittungen statt normale Rechnungen, mit Anlass und Verwendungszweck. PIN-Schutz für die Freischaltung.
Automatische Rechnungserstellung als PDF und als ZUGFeRD 2.x (PDF + XML hybrid). Leistungsdatum separat vom Rechnungsdatum, Zahlungsstatus-Tracking, eigene Rechnungsnummern-Kreise. Wichtig: Seit dem 01.01.2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend.
Offene Rechnungen werden automatisch erkannt, Mahnungen lassen sich in zwei Stufen verschicken — ebenfalls als ZUGFeRD-konformes PDF. Zahlungsstatus für jede Rechnung sichtbar.
Auf Knopfdruck: Monatsbericht als PDF + ein ZIP-Archiv aller Rechnungen eines Monats. Spart Stunden beim Steuerberater-Versand. Berichte werden gespeichert und sind später jederzeit abrufbar.
Gutschein-Statistik: Gesamtwert, eingelöste Werte, offene Werte, Online- vs. Offline-Split, Durchschnittswerte pro Gutschein. Monatliche Trends rückwirkend 12 Monate. Buchungs-Auslastung pro Tag und Zeitslot.
Eigene Kasse für FreizeitOffice, läuft direkt auf den Sunmi-Terminals. Kommt in den nächsten Wochen — mit eigenem Bon-Druck, Tagesabschluss und Anbindung an die bestehende Statistik.
FreizeitOffice funktioniert überall, wo Gäste rein- und rausgehen. Vier typische Setups, in denen wir schon arbeiten oder die wir gut bedienen können.
01 — Gastronomie
Tische verwalten, Reservierungen am Telefon oder online entgegennehmen, Stammkunden wiedererkennen, Gutscheine verkaufen. Klassisches Gastro-Setup, sauber digital.
02 — Hallen
Lasertag, Trampolin, Boulder-, Kletter- und Padel-Hallen. Slot-basierte Buchungen, Hallenplan mit Plätzen, Bahnen oder Bereichen, Kapazitäten je Zeitfenster. Wir verstehen den Unterschied zwischen einem 45-Minuten-Slot und einer Restaurant-Reservierung. Auf Wunsch ergänzen wir eine 24/7-Zugangskontrolle für den Betrieb ohne Personal — PIN-Code oder QR-Token per Mail nach Buchung.
03 — Events
Anfragen managen, Pakete bündeln, Anzahlungen einziehen, Rechnungen stellen. Der ganze Weg von der ersten Mail bis zur letzten Position auf der Schlussrechnung.
04 — Freizeit
Eintritte, Zeitfenster, Gruppenbuchungen, Schulausflüge, Familienpakete. Auch saisonal: Wir bauen die Auslastungsregeln so, wie dein Geschäft sie braucht.
FreizeitOffice hat ein feinkörniges Rechtesystem. Du legst pro Mitarbeiter fest, welche Bereiche er nutzen darf — vom Servicepersonal bis zur Geschäftsleitung.
Anlegen, ändern, einsehen. Tisch- und Hallenpläne, Event-Anfragen, Gäste-Kommunikation. Was das Front-of-House täglich braucht.
Eigene Seite zum Gutschein-Verkauf, eigene Seite zum Scannen. Mitarbeiter sieht nur was er für seinen Job braucht — nicht die Umsatzberichte des Chefs.
Zugriff auf Rechnungserstellung, ZUGFeRD-Versand, Mahnwesen und den ZIP-Export für den Steuerberater. Keine Reservierungs- oder Kassen-Funktionen.
Alles im Blick: Auswertungen, Artikelstamm, Mitarbeiterverwaltung. Auch granular: ein Mitarbeiter kann z.B. nur Artikel pflegen, aber keine Benutzer anlegen.
— Warum wir das so machen
„Wir verkaufen kein Abo. Wir setzen mit dir eine Software auf, die deinem Betrieb folgt."
Jeder Betrieb hat eigene Abläufe, eine eigene Hallenstruktur, eine eigene Reservierungslogik. Ein Self-Service-Tool, das alles abdeckt, wäre entweder unübersichtlich oder zu generisch. Wir lassen das.
Stattdessen setzen wir das mit dir gemeinsam auf, richten Tische, Slots, Artikel und Mitarbeiter ein, und bilden dich und dein Team ein.
Wenn du eine spezielle Buchungsart brauchst, einen besonderen Rabatt-Mechanismus, eine Schnittstelle zu deinem Hotel-System — wir bauen das. Klares Aufwandsangebot, fester Preis, dokumentierte Umsetzung.
Hardware mit Sunmi: rechtssichere POS-fähige Geräte, in Deutschland zertifiziert, robust für den Dauerbetrieb. Keine selbstgebauten Tablet-Lösungen aus dem Elektromarkt.
FreizeitOffice läuft auf Sunmi-Geräten — robuste All-in-One-Terminals mit eigenem Display und integriertem Bon-Drucker. Sunmi-Geräte sind in Deutschland zertifiziert (Google GMS-EDLA) und für den gewerblichen Dauerbetrieb gebaut.
Die genaue Hardware-Empfehlung kommt im Erstgespräch — abhängig von deinem Setup, der Anzahl der Plätze und dem Workflow.
Fünf Schritte vom ersten Anruf bis zum laufenden Betrieb. Keine versteckten Mitarbeiter, keine endlosen Onboarding-Mails — du sprichst mit denselben Menschen, die deine Software einrichten.
Wir hören zu, lernen deinen Betrieb kennen, klären die Eckpunkte: Wie viele Plätze, wie viele Mitarbeiter, welche Reservierungslogik. Danach weißt du, ob FreizeitOffice passt — und wir wissen, was wir dir anbieten.
Wir richten die Software für dich ein: Tische und Hallenplan zeichnen, Artikel anlegen, Mitarbeiter mit Rollen versehen, Steuersätze und Rechnungstexte konfigurieren. Du sagst, wir bauen.
Die passenden Sunmi-Geräte werden bestellt, vorkonfiguriert und vor Ort bei dir eingerichtet. Strom dran, WLAN dran, fertig zur Schulung.
Wir bilden dich und dein Team ein. Am Tag der Inbetriebnahme sind wir dabei — telefonisch oder vor Ort. Wenn am ersten Abend irgendetwas hakt, wirst du nicht alleine gelassen.
Danach bekommst du kein Ticket-System, sondern einen Menschen. Eine Telefonnummer, eine Mail-Adresse. Anfrage rein, Antwort raus — meist am selben Tag.
„Weil jeder Betrieb anders ist, gibt es bei uns keine Pakete von der Stange. Im Erstgespräch sprechen wir über deine Anforderungen — und nennen dir einen festen Setup-Preis und eine monatliche Betreuung. Keine versteckten Kosten. Keine Vertragslaufzeit über das erste Jahr hinaus."
Erstgespräch anfragen →Setup je nach Umfang ab ca. 3.500 €, danach monatliche Betreuung ab 89 €. Der exakte Preis kommt im Erstgespräch — abhängig davon, wie viel Hallenplan-Aufbau, wie viele Sunmi-Geräte und wie viele Schulungstage du brauchst.
Grundsätzlich nein, weil die Software auf Sunmi optimiert ist und wir nur dort einen sauberen Druck- und Zertifizierungs-Workflow garantieren können. Ausnahmen sind möglich — frag uns, wenn du eine besondere Konstellation hast.
Alle Daten liegen auf einem Server in Deutschland, DSGVO-konform. Du kannst sie jederzeit exportieren — Reservierungen, Kunden, Rechnungen, Gutscheine. Falls du den Vertrag irgendwann beendest, bekommst du einen vollständigen Datenexport ohne Diskussion.
Genau das ist unser Geschäft. Wir bauen dir die Funktion oder passen die Software an — nach Aufwand. Kleines Feature: oft im laufenden Monat. Größeres Modul: festes Angebot, klarer Zeitplan, dokumentierte Umsetzung. Du bezahlst, was wir bauen, und nicht ein Abo, in das du hoffentlich reinwächst.
Ja. Auf Anfrage stellen wir gerne den Kontakt zu bestehenden FreizeitOffice-Kunden her — Restaurants, Hallen, Eventlocations. Dann kannst du dort direkt fragen, wie die Zusammenarbeit läuft. Wir schicken dir keine glattgebügelten Logos auf einer Slide.
Schreib uns kurz, worum es geht. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden — meist schneller.
