Die kurze Antwort: Ja, du musst die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter erfassen – und zwar schon heute. Die etwas längere Antwort ist interessanter, weil viele Betriebe glauben, es gäbe dafür ein eigenes Gesetz und eine Pflicht zur elektronischen Stempeluhr. Beides stimmt so nicht.
Woher die Pflicht kommt
Es begann beim Europäischen Gerichtshof: Der entschied am 14. Mai 2019 (Aktenzeichen C-55/18), dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einrichten müssen.
Lange blieb offen, was das für Deutschland bedeutet. Bis das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) klarstellte: Die Pflicht gilt bereits – und zwar nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz. Dieser Paragraf existierte schon lange, wurde aber nun im Licht des EuGH-Urteils ausgelegt.
Das ist der springende Punkt: Es brauchte kein neues Gesetz. Die Pflicht folgt aus dem Arbeitsschutzrecht und gilt seither für jeden Betrieb mit Angestellten – vom Zweimannbetrieb bis zur Firma mit fünfzig Leuten.
Muss es elektronisch sein?
Nein. Hier hält sich ein hartnäckiges Missverständnis.
Das Bundesarbeitsministerium hat 2023 einen Entwurf vorgelegt, der die elektronische Erfassung verbindlich machen soll. Dieser Entwurf ist bis heute nicht verabschiedet. Solange das so bleibt, gilt: Der Stundenzettel auf Papier ist rechtlich in Ordnung, wenn er vollständig geführt wird.
Rechnen solltest du trotzdem damit, dass die elektronische Pflicht kommt. Wer jetzt umstellt, macht es zum eigenen Zeitpunkt statt unter Frist.
Was genau aufgezeichnet werden muss
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer – und damit auch die Pausen, denn ohne sie stimmt die Dauer nicht
Überstunden ergeben sich daraus von selbst. Sie sind kein separater Punkt, sondern das Ergebnis sauberer Aufzeichnung – und genau deshalb ist die Pflicht für Betriebe unangenehm, die es bisher locker genommen haben.
Darf der Mitarbeiter selbst aufschreiben?
Ja. Die Aufzeichnung darfst du an deine Leute delegieren – das ist auf der Baustelle der Normalfall. Was du nicht delegieren kannst, ist die Verantwortung: Du musst dafür sorgen, dass ein System vorhanden ist und tatsächlich genutzt wird.
Praktisch heißt das: Wenn drei Monate lang keine Zettel ankommen, ist das dein Problem, nicht das des Mitarbeiters.
Warum Zettel im Handwerk besonders weh tun
In einem Büro sitzt jeder am selben Ort. Im Handwerk ist die Mannschaft auf drei Baustellen verteilt, und der Zettel liegt im Transporter.
Typische Folgen, die jeder Betrieb kennt:
- Am Monatsende wird rekonstruiert statt aufgezeichnet – und dabei geraten Stunden durcheinander
- Zettel gehen verloren, gerade bei Aushilfen und Azubis
- Die Zeiten liegen getrennt von den Projekten, also weiß niemand, was ein Auftrag wirklich gekostet hat
- Bei einer Prüfung durch den Zoll oder die Rentenversicherung fehlt der lückenlose Nachweis
Was eine digitale Erfassung besser macht
Der Zweck ist nicht die Kontrolle der Mitarbeiter, sondern der Wegfall der Nacharbeit. Wenn der Geselle morgens auf dem Handy stempelt, ist die Zeit erfasst – ohne Zettel, ohne Abtippen, ohne Erinnerungslücken.
Der eigentliche Gewinn liegt in der Verknüpfung: Wenn die Stunden am Projekt hängen, siehst du nach dem Auftrag, ob die Kalkulation gestimmt hat. Diese Zahl haben die wenigsten Betriebe – und sie ist bei der nächsten Angebotserstellung mehr wert als jede Faustregel.
Dazu kommt die Nachvollziehbarkeit: Wer wann was geändert hat, bleibt dokumentiert. Bei einer Prüfung ist das der Unterschied zwischen einem ruhigen Termin und einer Schaetzung zu deinen Lasten.
Wie lange aufbewahren?
Für Aufzeichnungen nach dem Arbeitszeitgesetz gelten mindestens zwei Jahre. In der Praxis solltest du länger aufbewahren, weil Lohnunterlagen anderen Fristen unterliegen – sechs Jahre sind eine sichere Hausnummer. Bei digitaler Erfassung ist das ohnehin kein Thema mehr, weil nichts weggeworfen wird.
Was du jetzt tun solltest
- Prüfen, ob wirklich alles erfasst wird – auch bei Aushilfen, Azubis und Minijobbern. Genau dort entstehen die Lücken.
- Beginn, Ende und Pausen einzeln festhalten, nicht nur die Gesamtstunden am Tagesende.
- Einen festen Ablauf verabreden, damit die Aufzeichnung nicht am Monatsende nachgeholt wird.
- Bei mehreren Baustellen digital erfassen – nicht weil ein Gesetz es verlangt, sondern weil Papier bei verteilter Mannschaft verlässlich schiefgeht.
Dieser Beitrag gibt den Stand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob und wann die elektronische Erfassungspflicht kommt, entscheidet der Gesetzgeber.