Zwei Systeme, dieselben Zahlen, doppelt getippt – das ist in vielen Betrieben der Normalzustand: Die Rechnung entsteht im Handwerksprogramm, und abends wandert sie noch einmal von Hand in die Buchhaltung. Genau diesen Doppelweg schneidet die Anbindung an Lexware Office ab.
Dieser Beitrag beschreibt, was der Abgleich kann, wo seine Grenzen liegen und wann sich der DATEV-Export mehr lohnt als die laufende Verbindung.
Um welches Lexware geht es?
Angebunden ist Lexware Office – das Programm, das früher lexoffice hieß. Die Verbindung läuft über dessen öffentliche Schnittstelle.
Wichtig für die Erwartung: Die klassischen Lexware-Programme, die auf dem eigenen Rechner installiert werden, sind nicht angebunden. Wer damit arbeitet, nutzt statt der laufenden Verbindung den DATEV-Export weiter unten.
Was abgeglichen wird
Vier Bereiche, und sie verhalten sich unterschiedlich. Das ist der entscheidende Punkt, den die meisten Beschreibungen verschweigen:
Kontakte – in beide Richtungen
Kunden und Lieferanten gleichen sich ab. Ein Kunde, den du im Handwerksprogramm anlegst, taucht in Lexware Office auf, und umgekehrt. Du pflegst die Adresse also nur noch einmal.
Ausgangsrechnungen – in beide Richtungen
Geschriebene Rechnungen wandern automatisch hinüber. Einzelne Rechnungen lassen sich auch gezielt übertragen, wenn etwas nachkommt.
Zahlungsstatus – als Abruf
Geht in Lexware Office eine Zahlung ein, holt der Abgleich diesen Stand ab. Bezahlte Rechnungen verschwinden damit aus der offenen Liste, ohne dass jemand nachträgt. Für das Mahnwesen ist das der eigentliche Gewinn: Es mahnt niemand mehr einen Kunden an, der längst gezahlt hat.
Eingangsbelege – als Abruf, aber unvollständig
Hier gehört eine ehrliche Einschränkung dazu: Die Belegliste von Lexware Office gibt bei Eingangsrechnungen nur den Bruttobetrag heraus. Netto, Steueranteil und Buchungskategorie liefert sie nicht mit.
Die Belege kommen also an und du hast den Überblick, was hereingekommen ist. Aber es ist keine fertige Buchhaltung. Wer Vorsteuer ziehen will, arbeitet weiter in Lexware Office selbst oder übergibt dem Steuerbüro den DATEV-Export.
Einrichten
- In Lexware Office den Schlüssel erzeugen: Erweiterungen → Öffentliche API
- Im Handwerksprogramm unter Einstellungen → Integrationen einfügen
- Auf Verbinden tippen – ein Testaufruf prüft sofort, ob der Schlüssel stimmt
Danach lässt sich eine Uhrzeit hinterlegen, zu der täglich abgeglichen wird. Der Abgleich prüft im Viertelstundentakt, ob es so weit ist – er läuft also einmal am Tag rund um die eingestellte Zeit, nicht auf die Minute genau. Für einen nächtlichen Abgleich reicht das; wer sofort etwas übertragen will, stößt den Abgleich von Hand an.
Was mit dem Schlüssel passiert
Der Schlüssel ist ein Vollzugang zur Buchhaltung – entsprechend wird er behandelt. Er liegt AES-256-GCM-verschlüsselt in der Datenbank. GCM heißt: Die Verschlüsselung merkt auch, wenn jemand am gespeicherten Wert manipuliert hat. Jeder Schlüssel bekommt einen eigenen Zufallsvektor.
Ein Rat unabhängig von unserer Software: Wenn ein Mitarbeiter geht, der Zugang zur Buchhaltung hatte, erzeuge den Schlüssel in Lexware Office neu. Das dauert eine Minute und schließt die Tür zuverlässiger als jede Passwortänderung.
Die Alternative: DATEV-Export fürs Steuerbüro
Nicht jeder Betrieb arbeitet mit Lexware Office. Viele schicken einfach alles ans Steuerbüro. Dafür gibt es den Export – und der ist etwas anderes als eine Anbindung: Es entsteht eine Datei, die du weitergibst, keine laufende Verbindung zu DATEV.
Du wählst einen Zeitraum und bekommst ein ZIP-Archiv:
- einen EXTF-Buchungsstapel als CSV – das Format, das Steuerbüros direkt einlesen können
- die zugehörigen Belege als PDF, getrennt nach Ausgangsrechnungen und Eingangsbelegen
Auch hier eine Einschränkung, die man kennen sollte: Fehlt zu einer Buchung das PDF, wird sie übersprungen und das Archiv trotzdem erzeugt. Bei einem Quartalsexport lohnt deshalb ein Blick, ob die Belegzahl zur Buchungszahl passt.
Was die Anbindung nicht ist
Drei Klarstellungen, damit niemand mit falschen Erwartungen startet:
- Sie betrifft die Handwerkssoftware, nicht das Kassensystem. Die Kasse rechnet ihren Tag selbst ab und hat einen eigenen Weg zum Steuerbüro.
- Sie ersetzt keine Buchhaltung. Gebucht wird weiterhin in Lexware Office oder im Steuerbüro. Die Anbindung spart das Abtippen, nicht das Buchen.
- DATEV ist ein Export, keine Schnittstelle. Es gibt keine direkte Verbindung zu DATEV-Systemen.
Lohnt sich das?
Die Rechnung ist schnell gemacht. Wer zwanzig Rechnungen im Monat schreibt und jede zweimal erfasst, verliert bei zwei Minuten pro Rechnung gut vierzig Minuten monatlich – und macht dabei Tippfehler, die später jemand suchen muss.
Der größere Gewinn ist aber der Zahlungsstatus. Wenn im Handwerksprogramm steht, was wirklich bezahlt ist, wird das Mahnwesen verlässlich. Und das ist bares Geld statt gesparter Minuten.